استقرار حلزونی چیست؟

استقرار حلزونی عبارست از توسعه تدریجی (از هسته به پوسته) فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیند مطلوب.
فرض کنید در یک شرکتی فرآیند فروش به شکلی کاملا پیشرفته و هوشمند طراحی شده است که از درخواست مشتری شروع می شود، و مراحل مهندسی، پیش فاکتور، قرارداد، برنامه تحویل، دستور ساخت، دستور خرید، مجوز تحویل کالا، تحویل کالا و صدور صورت حساب به صورت یکپارچه و هوشمند در آن پیش بینی شده است. ولی این شرکت در زمان شروع پروژه حال خوبی ندارد زیرا:

  • سیستم های موجود جزیره ای هستند،
  • سیستم های موجود نامتجانس هستند،
  • ناهمخوانی اطلاعات وجود دارد،
  • واحدهای سازمانی از نظر سیستمی خودمختار هستند،
  • مقاومت سازمانی در مقابل تغییر زیاد است.

طبیعی است آماده سازی نرم افزار با فرآیند فوق و در یک مرحله، برای این مجموعه عملی نیست یا بسیار پر هزینه و پر ریسک است.

در این شرایط با متد استقرار حلزونی می توان ریسک پروژه را مدیریت کرد.

قدم اول در استقرار حلزونی در اختیار گرفتن شاهرگ اطلاعاتی شرکت یعنی انبار و حسابداری مالی است. برای این منظور اقدامات زیر به ترتیب باید انجام شود:

  1. پالایش اطلاعات پایه
  2. انتقال کدینگ کالا از سیستم قدیم به سیستم جدید
  3. انتقال کدینگحساب ها از سیستم قدیم به جدید
  4. انتقال اطلاعات موجودی اول دوره
  5. انتقال سند افتتاحیه
  6. راه اندازی انبار در حداقل فرایند ممکن
  7. راه اندازی فاکتور و دریافت و پرداخت در حداقل فرایند ممکن
  8. راه اندازی سندزنی خودکار

پس از اتمام اقدامات فوق باید سایر فعالیت ها به مرور به فرایند اصلی الحاق شوند.

نکات ضروری در به کارگیری روش استقرار حلزونی

  • تکمیل تدریجی فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیندهای مطلوب
  • تعریف دقیق هر فاز و نتایج مورد انتظار
  • الویت بندی فازها براساس:
    • فرآیندهائی که اثر روانی وسیعی دارند و مشکلات اساسی و فوری سازمان را حل می کنند
    • فرآیندهائی که کاربران و مدیران با انگیزه تر دارند
    • فرآیندهائی که شاهرگ اطلاعاتی سازمان را در اختیار می گیرند
  • کوتاه کردن طول دوره هر فاز به گونه ای که نتایج مورد انتظار در کوتاه مدت نمایان گردد
  • اجتناب از آغاز هر فاز پیش از تثبیت فاز قبل
  • توسعه افقی (فرایندی) و عمودی (سیستمی) به صورت همزمان

برای استفاده از استقرار حلزونی نرم افزار باید چه ویژگی داشته باشد؟

بدیهی است اجرای سناریوی فوق تنها در صورتی عملی است که نرم افزار از توانائی ها و ویژگی های خاصی برخوردار باشد

  • فعالیت محور (activity based): ساختار نرم افزار باید فعالیت محور باشد یعنی فرایندهابراساس زنجیره ای از فعالیت ها که با هم رابطه شناور دارند تعریف شود.
  • تغییر در صفات فعالیت: تکامل در فرآیند معمولا مقارن است با تکامل در فعالیت. پس ابزار باید قادر به تغییر در صفات فعالیت باشد.
  • تغییر در شکل ارتباط فعالیت ها با یکدیگر: به مرور و با تکامل فرآیند، سایر صفات فرآیند از قبیل کنترل ها و محاسبات نیز باید متناسبا تکامل یابند.
  • نگهداری سابقه اطلاعات: یکی از مهمترین عوارض تغییر در سیستم های اطلاعاتی ، تخریب و نابود شدن سابقه اطلاعات است. نرم افزار مورد استفاده باید قادر باشد بدون تخریب اطلاعات گذشته، تغییرات را اعمال نماید. خصوصا توجه به تاثیرات جانبی تغییرات در حوزه مالی و کنترل های داخلی بسیار اهمیت دارد.

نتایج استقرار حلزونی

روش استقرار حلزونی نتایج فوق العاده ای دارد:

  1. کاهش هزینه: با توجه به افزایش نمائی هزینه ها نسبت به سطح اتوماسیون توسعه سیستم به روش حلزونی در عمل با هزینه بسیار کمتری انجام می شود.
  2. بازدهی سریع: اجرای حلزونی ERP باعث می شود نتایج پروژه به سرعت دیده شود. این موضوع خصوصا در دوره اعتماد سازی بسیار مفید است.
  3. کاهش ریسک:فاز اول پروژه فرصت مناسبی است که اگر هر یک از طرفین (سازمان یا مجری) توانائی اجرا را ندارد با کمترین عارضه موضوع خاتمه یابد.
  4. کاهش مقاومت سازمانی:استقرار حلزونی در مقایسه با اجرای یک باره پروژه با مقاومت سازمانی کمتری مواجه است.
  5. کاهش تنش:اگر فاز اول به خوبی اجرا گردد، اعتماد و شناخت ایجاد شده، سرمایه مغتنمی است که تنش اجرای فازهای بعد را کاهش می دهد.
  6. کاهش زمان:گرچه در بدو امر به نظر می رسد استقرار حلزونی موجب اتلاف وقت و کندی استقرار ERP در سطح قابل قبول است ولی در عمل اینطور نیست، زیرا در صورتی که فاز اول به درستی به انجام رسد، آمادگی لازم در سازمان برای اجرای سریع فازهای بعد ایجاد شده و از سوی دیگر، ابزار نیز از زیرساخت مناسب برای تکامل برخوردار می شود.
  7. بروز نیازهای نهفته و افزایش بلوغ فرآیند:در استقرار حلزونی، فرآیندها از پختگی و بلوغ بیشتری برخوردار می شوند زیرا واقعیت امر آنست که در ابتدای کار، سازمان قادر نیست فرآیندهای مطلوب خود را کاملا شناسائی کند، استقرار تدریجی ERP به بروز نیازهای نهفته و پختگی بیشتر فرآیند کمک می کند.
  8. افزایش ثبات:در صورتی که در فازهای اول، شاهرگ اطلاعاتی سازمان تحت کنترل قرار گیرد، حاشیه امنیتی مناسبی برای پروژه ERP ایجاد می نماید و ثبات سیستمی بیشتری برای سازمان در مقایسه با اجرای یکباره ERP ایجاد می نماید.
  9. بهبود مستمر:باید پذیرفت که سازمان موجودی زنده است که در مقابل تغییرات محیطی واکنش نشان می دهد و این در عمل به معنای تغییر و بهبود مستمر در فرآیندها و در نتیجه در ERP استقرار یافته در سازمان است و این یعنی تداوم روند تکاملی فرآیند و استقرار حلزونی.
  10. خصلت بهمنی:شاید مهمترین مزیت استقرار حلزونی را بتوان با عنوان خصلت بهمنی نام برد. یعنی کافی است هسته اولیه سیستم را ایجاد و آنرا در یک شیب مناسب قرار داد. عملا سیستم با حرکت ناشی از نیروی درونی خود، توسعه می یابد و کامل می شود. واقعیت اینست که با استقرار فازهای اولیه، اگر به درستی انجام شود، در سازمان علاقه و انگیزه زیادی برای افزایش اتوماسیون، کنترل ها و اخذ گزارش های تحلیلی از طریق تکمیل فرآیندها ایجاد می گردد.