ریسک های پروژه ERP چیست؟

تغییر فرهنگ سازمانی

استقرار ERP بسیار فراتر از نصب و آموزش یک نرم افزار است ، بلکه تغییر فرهنگ سازمان و جایگزین کردن نگاه وظیفه گرا با نگاه فرآیندگراست. تغییرات فرهنگی معمولا بسیار به کندی و پرهزینه صورت میگردد خصوصا اگر اعتماد کافی به تغییرات در سازمان ایجاد نشده باشد.

کار کارشناسی زیاد

پروژه ERP پروژه پرکاری است، زیرا اطلاعات زیادی از وضعیت جاری باید جمع آوری گردد، فرآیندهای بهینه شناسائی شود، مستندات تهیه گردد، نرم افزار متناسبا تنظیم و آماده گردند، کاربران در تمام سطوح توجیه شوند و مشکلات اجرائی مرتبا بررسی و رفع گردد. خصوصا قسمت عمده این فعالیت ها توسط کارشناسان توانا و مجرب انجام می گیرد که ارزان نیستند.

نرم افزار گران

تهیه نرم افزاری که فرآیندهای سازمان را به طور کامل پوشش دهد،گرچه تحت تاثیر عواملی زیادی از قبیل ابعاد سازمانی قراردارد ولی عموما ارزان نیست. هزینه تهیه این نرم افزار به دو بخش تقسیم میشود، هزینه خرید نرم افزار و هزینه تنظیم و آماده سازی آن متناسب با فرآیندهای مورد نظر. معمولا هزینه های تهیه نرم افزار۵۰% هزینه های مشهودی است که مجری پروژه دریافت می دارد.

اختلال در امور جاری

پروژه های ERP در شرکت هائی اجرا می شود که سیستمهای در حال کار دارند. سیستمهائی که به هر شکل وضعیت موجود شرکت را پوشش می دهد و توقف آن بدون جایگزین مناسب ، شرکت را در وضعیت بسیار نامطلوبی قرار میدهد و از سوی دیگر نمی توان انتظار داشت یک شبه سیستم جدید، جایگزین سیستم قدیم گردد، خصوصا آنکه سیستم قدیم ، از مجموعه سیستمهای منفصل و تک کاربره تشکیل شده باشد و سیستم جدید، سیستمی یکپارچه و فراگیر باشد.

بهم خوردن توازن قوا

از آنجائیکه استقرار یک سیستم ، به جابجائی قدرت و بهم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می شود، با منافع مدیران میانی برخورد پیدا می کند و پروژه در هزارتوی اختلاف نظر مدیران میانی متوقف می ماند. بخشنامه های اداری که توسط مدیران عالی برای بکارگیری ERP صادر میشود نه تنها منجر به اجرای سیستم نخواهد شد بلکه عموما نوعی نگرش منفی و مقاومت نا مطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید در کاربران و مدیران میانی ایجاد می کند، زیرا مدیران میانی و کاربران مایل نیستند سیستمی که در طراحی آن نقش نداشته اند و به آنان تحمیل شده است را بپذیرند و عادات جاری خود را با عادات جدید عوض کنند مگر آنکه ارجحیت عادات جدید را درک کنند. همچنین به سادگی وضعیت امن موجود را با وضعیت نا امنی که ممکن است با استقرار سیستم جدید به وجود آید عوض نمی کنند ، تغییرات درسیستم که احتمالا منجر به جابجایی توازن قوا در سازمان می گردد را به سهولت نمی پذیرند و از اینکه سیستمهای تک کاربره را که در محدوده مدیریت ایشان قرار دارد با سیستم یکپارچه ای که ممکن است استقلال اداری ایشان را خدشه دار کند تعویض نمایند هراس دارند.

سازماندهی و امکانات

برای اجرای پروژه ERP سازماندهی و امکانات زیادی مورد نیاز است که تهیه سخت افزار و زیر ساخت مخابراتی از آن جمله است. همچنین در دوره اجرای پروژه که همزمان با بهره برداری از سیستم های جاری است، عملا کارکابران چند برابر می شود زیرا کاری را که سابقا و بر اساس عادات تثبیت شده براحتی انجام میدادند، باید مجددا و در ساختاری متفاوت انجام دهند و با کار انجام شده مقایسه نموده و مغایرت ها را تحلیل کنند. بدیهی است این عملیات خسته کننده نمی تواند در دوره طولانی تداوم یابد خصوصا اگر سیستم جدید از بلوغ لازم برخوردار نباشد.

نقص طراحی

یکی از خطاهای رایج در پروژه های ERP ، عدم درک متقابل بین کاربران و تحلیل گران است به این مفهوم که کاربر نیازی دارد که با دوچرخه رفع می شود ولی روی چرخ دستی اصرار می کند و تحلیل گر آسانسور تجویز می کند و طراح پله برقی طراحی می کند ولی در نهایت نردبان تحویل کاربران می شود! این خطا وقتی بیشتر می شود که تحلیلگران به دلائل مختلف به درخواستهای کاربران با پیشداوری برخورد می کنند.

تغییر شرائط و نیازها

یکی از عوامل مهم افزایش سرسام آور هزینه و ریسک پروژه های ERP ، طولانی شدن پروژه است، زیرا به مرور و قبل از استقرار سیستم، شرائط و نیازها عوض می شود و سیستم کارآئی خود را از دست می دهد، خصوصا اگر این اتفاق با تغییرات مدیریتی در سازمان نیز همراه باشد.

حمایت منطقی مدیران ارشد

واگذاری پروژه به مدیران میانی ، بدلیل منطقه نگری این مدیران، میتواند جامعیت پروژه را به مخاطره اندازد.

مشارکت مدیران میانی

پروژه های سیستم یکپارچه ، تنها با مشارکت و اقناع مدیران میانی و کاربران ممکن است و دستورات اداری نمیتواند کارساز شود.

سازماندهی مناسب

پروژه های سیستم جامع ، مستلزم تخصیص نیروی انسانی و امکانات کافی است که باید از قبل برنامه ریزی شود.

فازبندی مناسب

با توجه به اینکه مراحل اولیه پروژه ، دوران اعتماد سازی است باید سیستمهائی در اولویت راه اندازی قرار گیرد که اثر روانی گسترده تری دارد و یا سیستمهائی که پیش نیاز سایر سیستمها هستند ( مانند انبارها) و آنهائی که واحدهای سازمانی مربوط آمادگی بیشتری دارند.

کوتاه کردن پروژه

ضروری است پروژه به مراحل کوتاه (بین ۳ تا ۵ ماه) تجزیه شود و هر مرحله هنگامی آغاز شود که اطمینان از اتمام فوری آن فراهم شده است . طولانی شدن فازها، آنها را در وضعیت فرسایشی و پر ریسک قرار میدهد.

توسعه تدریجی

رسیدن به سطح اتوماسیون مطلوب در یک فاز عملی نیست و طی چند فاز به انجام میرسد . این توسعه تدریجی هم در سطح روی میدهد ( افزایش تعداد فرآیندهای مکانیزه ) و هم در عمق (افزایش سطح اتوماسیون در فرآیندهای مکانیزه)

آموزش

یکی از عوامل مقاومت سازمانی ، عدم آشنائی کاربران و واهمه از سیستم جدید است که با آموزش مستمر و موثر از بین میرود.

بستر مطمئن

عوامل زیادی کاربری سیستم را برای کاربران مشکل میسازد که برخی از آنها معلول نامطمئن بودن بستر سخت افزار ، مخابراتی و نرم افزارهای پایه است که عمدتا کپی های غیر مجاز هستند. لذا باید حتی المقدور بستر فنی مناسبی فراهم نمود

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *