ERP چیست؟

اواخر قرن بیستم ، کسب و کار تحت تاثیر سه پدیده مهم تغییر شکل یافت. پدیده اول مشتری است که بدلیل افزایش آگاهی و تنوع محصولات و خدمات ، مشکل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضایت نمی دهد . پدیده دوم رقابت است که بدلیل پیشرفت تکنولوژی ، توان تولید افزایش و در عین حال هزینه های تولید کاهش یافته است و این موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه کنندگان قرارداده است. پدیده سوم تغییر است . سرعت تغییر در تمام عرصه ها فزونی و دوره عمر محصولات کاهش یافته است و مرتبا روش های جدید در تولید و عرضه کالا ابداع و به کار گرفته می شود.

علاوه بر این، عارضه های دیگری از درون ، شرکت ها را آزار می دهد، بهره وری پائین به دلیل ظرفیت های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه ریزی، قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه ها در مراحل مختلف تامین، تولید و عرضه محصولات، کندی به دلیل فربهی و ناکارآمدی سازمان، تصمیمات ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به موقع به اطلاعات، بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا، تاخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید ناشی از عدم تامین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و موارد مشابه دیگر.
عارضه های فوق، شرکت ها را با چالشهای جدی مواجه نموده است، خصوصا شرکت های بزرگتر که از انعطاف کمتری برای انطباق با وضعیت جدید برخوردارند.

برای غلبه بر عارضه های فوق چه می توان کرد؟

یکی از مهمترین عوامل بحران زا ، فقدان زیرساخت سیستمی کارآمد است، سیستمی که قادر باشد فرآیندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آن را به صورت یکپارچه پوشش دهد ، برنامه ریزی را ممکن سازد ، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده سازی فرآیندها ، سازمان های لخت و کند را به سازمان هائی چابک و سریع تبدیل سازد. موضوعی که مدیران در کشور ما به درستی به آن واقفند و برای دستیابی به آن تلاش می کنند، پس چرا به سیستم های مورد انتظار، دست نیافته اند؟

به نظر می رسد ریشه این ناکامی در یک معادله ساده انگارانه است : سیستم کارآمد = نرم افزار کارآمد! یعنی برای حل بحران ، کافی است سیستم های موجود را از طریق خرید بسته های نرم افزاری یا برنامه نویسی مکانیزه نمود تا بحران مرتفع شود. گرچه مکانیزه کردن سیستم های موجود می تواند اندکی بهبود محسوب گردد، ولی راهکاری برای حل بحران نیست، زیرا تجربه نشان داده است مکانیزه کردن وضع موجود ، نه تنها منجر به رفع بحران نمی شود بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می کند.

با همین استدلال ، طی سالهای اخیر ، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به عنوان به عنوان یک سیستم اطلاعاتی کارآمد مورد توجه قرار گرفت. ERP نگاه وظیفه‌گرا به سازمان را به نگاه فرایندگرا تغییر میدهد و بسته های نرم افزاری و سیستمهای جزیره ای که دستاورد نگاه سنتی و وظیفه گرا به سازمان است را نفی می نماید، زیرا بسته های نرم افزاری به دلیل ساختار غیر منعطف و سیستم های جزیره ای به دلیل ساختار گسسته، اساسا قادر به پوشش فرآیندی سازمان نیستند. از سوی دیگر پیاده سازی خاص منظوره سیستم های یکپارچه در سازمان ها، حتی اگر به درستی طراحی شوند و به موقع انجام گردند (که معمولا اینگونه نیست)،  غیر اقتصادی، پر ریسک و در مقابل تغییرات آتی بسیار مقاومند و پس از چندی، به مهمترین عامل بازدارنده برای توسعه سازمان تبدیل می گردند.

ERP چیست؟

برای ERP تعاریف زیادی ارائه شده است ولی شاید تعریفی که پروفسور کمار در سال ۲۰۰۰ ارائه نموده است، بیش از سایرین کاربردی باشد: “سیستم های ERP ، سیستم های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان ها را در بخش های زیر یکپارچه می کنند”.

  • در درون واحدهای سازمانی
  • بین واحدهای سازمانی
  • بین واحدهای سازمانی با خارج سازمان

از تعریف فوق می توان ویژگی های ERP را شناخت:

یکپارچه

در ERP به دلیل پوشش افقی سازمان (پوشش فرایندی) ، یکپارچگی آنرا تضمین می کند و هر زیر سیستم اطلاعات خود را بر روی پایگاه داده اشتراکی می نویسد و بهنگام نیاز ، داده مورد نظر خود را عیناً از پایگاه داده دریافت می دارد. در واقع در ERP، افزونگی داده ها وجود ندارد و مغایرت بین زیر سیستمها از بین رفته و همخوانی اطلاعات تضمین می گردد.

به روش ها

یک ERP باید فرایندهای مطلوب را در درون خود داشته باشد و در سازمان مستقر نماید.

فرایندگرایی

ساختار ERP مبتنی بر فرایند است و یک توصیف افقی از سازمان ایجاد می کند. در ساختار فرایندی همه فعالیت ها یک رابطه تعریف شده و اورگانیک با سایر فعالیت ها دارند و هیچ فعالیتی بی اصل و نسب نیست.

امکان برنامه ریزی

ERP باید امکان برنامه ریزی مهمترین منابع سازمان یعنی مواد اولیه، نیروی انسانی، ماشین آلات و پول را فراهم سازد.

فراگیر

ERP کلیه فرآیندهای سازمان را که جنبه اطلاعاتی دارد تحت پوشش قرار می دهد. برای مثال در شرکت های تولیدی و توزیعی، فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش ، فرآیند تدارک و تامین کالا، فرآیند برنامه ریزی و کنترل تولید، فرآیند نگهداری و تعمیرات، فرآیند دریافت و پرداخت، فرآیند منابع انسانی و فرآیندهای مالی از قبیل دفتر داری، حقوق و دستمزد، دارائی ثابت، بودجه و گزارشات و قیمت تمام شده و . . .، خصوصا مواردی که تاثیرات مالی دارد باید اسناد حسابداری مربوط به صورت خودکار و غیر قابل تغییر صادر گردد.

اتصال پذیر

سیستم ERP قادر است با سیستم های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از قبیل اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تامین کنندگان است. به عبارت دیگر، ممکن است قسمتی از فرآیند، خارج از سازمان اجرا گردد.

تغییر پذیر

یکی از عوامل شکست سازمانهای موفق ، پایبندی سنتی سازمان به فرآیندهائی است که زمانی کارآمد بوده اند ولی به مرور و با تغییر شرائط ناکارآمد شده اند و سازمان برای طراحی مجدد آن تدبیری نیندیشیده است. بدیهی است سازمانهائی ماندگارترند که از فرآیندهای کارآمدتری برخوردارند و راهکار سیستماتیک برای بهبود مستمر فرآیندها تدارک دیده اند.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *