ای‌ار‌پی چه کمکی می‌تواند به منابع انسانی بکند؟

یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP) چه کاری می‌تواند برای منابع انسانی (HR) انجام دهد؟

همه ما می‌دانیم که در عصر دیجیتال، فناوری یک دارایی بزرگ برای منابع انسانی سازمان‌هاست. با این حال، همه چیز گاهی چنان به سرعت تکامل می‌یابد که به سختی می‌توان با آخرین پیشرفت‌ها همراه شد.

در این مقاله در مورد آنچه که یک سیستم ERP می‌تواند برای منابع انسانی انجام دهد صحبت می‌کنیم. سیستم‌های ERP زمان زیادی‌ست که در شرکت‌ها وجود دارند. آن‌ها برای ادغام و تسهیل مدیریت کسب‌و‌کار ایجاد شده‌اند، بنابراین شامل ماژول‌هایی برای مدیریت افراد هستند. می‌خواهیم ERP را با یکی از مهم‌ترین فناوری‌های موجود مقایسه کنیم: سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS = Human Resources Management System).

منظور از برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

ERP مخفف عبارت مدیریت منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) است، و نام نرم‌افزاری‌ست که شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا حوزه‌های مختلف کسب‌وکار مانند منابع انسانی را مدیریت کنند.

این نرم‌افزارها عمدتا برای شرکت‌های بزرگی طراحی شده‌اند که به یک سیستم مدیریت گسترده نیاز دارند. بنابراین، ERP‌ها متشکل از ماژول‌هایی هستند که با حوزه‌های خاصی از کسب‌وکار سروکار دارند، و البته نیروی انسانی یکی از این حوزه‌هاست.

بنابراین، هدف یک ERP برای حوزه منابع انسانی، خودکارسازی وظایف اداری و سرعت بخشیدن به فرآیندهای داخلی برای صرفه‌جویی در زمان و تلاش زیاد اعضای تیم است.

شما می‌توانید از این ابزار برای مدیریت، حقوق و دستمزد، استخدام، ارزیابی و پیشنهادات شغلی استفاده کنید. همه این موارد در یک ماژول واحد ادغام می‌شوند که مدیریت عمومی و تصمیم‌گیری را آسان‌تر می‌کند.

ویژگی‌های یک ERP برای منابع انسانی

امروزه ابزارهای دیجیتالی مختلفی وجود دارند که می‌توانند مسئولیت‌های واحد منابع انسانی را آسان‌تر کنند. یکی از آن‌ها سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) است. این نرم‌افزار منابع انسانی به طور خاص برای مدیریت، کامپیوتری کردن و خودکارسازی فرآیندهای بخش منابع انسانی طراحی شده است.

از آنجائیکه HRMS یک نرم‌افزار تخصصی‌ست، بخشی از یک پلتفرم جامع‌تر نیست (مانند آنچه در انواع ERP مشاهده می‌شود)، و دارای یک سیستم قوی‌تر با ویژگی‌های بیشتر است.

تفاوت ویژگی‌های این دو نوع سیستم را در زیر ملاحظه می‌کنید:

بیایید حال به صورت جداگانه آن‌ها را بررسی کنیم.

• ویژگی‌های یک ماژول منابع انسانی در ERP

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یک ERP از طیف وسیعی از ماژول‌ها تشکیل شده است که در حوزه‌های مختلف کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. ماژول منابع انسانی معمولاً به خودکارسازی وظایفی کمک می‌کند که بیشتر زمان کارکنان این بخش را می‌گیرد.

هنگامیکه به دنبال یک ERP برای بخش منابع انسانی هستید، ضروری‌ست گزینه‌ای را انتخاب کنید که تا حد امکان ویژگی‌های بیشتری را ارائه دهد. در اینجا برخی از رایج‌ترین این ویژگی‌ها را مشاهده می‌کنید:

• مدیریت پایگاه داده اولیه کارکنان: ذخیره و مدیریت داده‌های شخصی نیروی کار سازمان.
• مدیریت حقوق و دستمزد: نظارت بر حقوق و دستمزد و اصلاحاتی که ممکن است نیاز شود.
• مدیریت زمان حضور و غیاب: ثبت زمان ورود و خروج هر کارمند.
• آموزش و توسعه کارکنان: طراحی و توسعه برنامه‌های آموزشی داخلی شرکت.
• استخدام: انجام فرآیندهای گزینش، انتشار آگهی‌های استخدامی و غیره.
• گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل: تولید گزارش‌های KPI برای تصمیم‌گیری بهتر در بخش منابع انسانی.

همچنین، بسیاری از ERPها در منابع انسانی مبتنی بر فناوری ابری هستند، بنابراین می‌توانید از هرجائیکه هستید و از هر دستگاهی به اطلاعات دسترسی داشته باشید.

• ویژگی‌های یک سیستم HRMS
• مدیریت حقوق و دستمزد: ثبت و نظارت بر تنظیمات حقوق و دستمزد، ارسال اطلاعات به مدیر حقوق و دستمزد یا شرکت مربوطه.
• مدیریت زمان حضور و غیاب: ثبت زمان ورود و خروج هر کارمند برای تطابق با قوانین استخدامی و دخیره‌سازی این داده‌ها به مدت چهار سال.
• پرتال کارکنان: دسترسی کارمندان به اطلاعات مربوط به خودشان (شامل تعطیلات، فیش حقوقی و غیره).
• گردش کار: اتوماسیون کار برای صرفه‌جویی در زمان.
• غیبت و مرخصی: مدیریت و مجوز مرخصی و غیبت کارکنان از طریق یک مرکز واحد.
• ارزیابی عملکرد: طراحی و اجرای بررسی عملکرد در داخل شرکت.
• استخدام و گزینش: پشتیبانی از استعدادیابی با فیلتر کردن رزومه‌ها، تحکیم ارتباطات، طراحی فرآیند مصاحبه و غیره.
• نمودار سازمانی: طراحی ساختار سازمانی برای درک بهتر جریان‌های داخلی.
• نظرسنجی‌های مربوط به محل کار: ارسال خودکار پرسشنامه برای سنجش میزان رضایت کارکنان.
• گزارش و تجزیه و تحلیل: ارائه گزارش‌های خودکار و قابل تغییر با اطلاعات ارزشمند برای منابع انسانی.
• تفاوت بین ERP و HRMS

همانطور که می‌بینیم، تفاوت‌های قابل توجهی بین ERP و HRMS وجود دارد. تفاوت اصلی این است که یک ERP از دیدگاه مدیریت کسب‌وکار طراحی شده است و یک HRMS نیازهای خاص واحد منابع انسانی را برآورده می‌کند.

یک سیستم باکیفیت و کارآمد HRMS بیشتر فرآیندهای روزمره را برای مدیریت افراد پوشش می‌دهد. این سیستم‌ها برای صرفه‌جویی در وقت کارکنان، بهبود کارایی و نفوذ استراتژیک بخش منابع انسانی در سازمان ایجاد شده‌اند، و به همین دلیل آن‌ها شامل ویژگی‌هایی هستند که در یک ERPمشاهده نمی‌کنید.

بنابراین، وقتی نوبت به تصمیم‌گیری بین یکی از این دو سیستم می‌رسد، بهترین گزینه جامع‌ترین است، در این صورت، HRMSانتخاب برنده است.