آیا سازمان شما واقعاً به نرم افزار منابع انسانی نیاز دارد؟

یک نرم‌افزار منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهد و آیا سازمان شما واقعاً به آن نیاز دارد؟

داشتن یک نرم‌افزار منابع انسانی کارآمد، پیش نیازی برای داشتن یک منابع انسانی خوب است.

این قاعده همواره صادق است، چه شما یک استارت آپ در حال رشد و در حال کار با برنامه‌های صفحه گسترده باشید یا یک شرکت ۵۰۰ نفره با یک فهرست طولانی از محصولات فناوری. در این مقاله، قصد داریم به جزئیات و ماهیت نرم افزار منابع انسانی بپردازیم، اینکه چطور (و چرا!) کار می‌کند و چگونه برای کسب‌وکار شما مفید خواهد بود.

نرم افزار منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهد؟

اولین پاسخ این است که یک نرم‌افزار کارآمد منابع انسانی، تیم‌های منابع انسانی را توانمند می‌سازد تا ارزش بیشتری ایجاد نمایند – و بازدهی افراد (و کسب‌وکار) شما بیشتر شود، مانند:

• تعامل بیشتر، غیبت‌های کمتر، بهره‌وری بالاتر. کاهش میزان خروج کارکنان.
• و سود بیشتر، سرعت بیشتر در ورود به بازار، افزایش نوآوری. تاب‌آوری سازمانی بهتر.

کار نرم افزار منابع انسانی تسهیل، تسریع، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی است. رسیدگی به امور منابع انسانی دارای فرآیندهای تکراری، دستی و خسته‌کننده است. اگر از نرم‌افزار منابع انسانی همه کاره استفاده می‌کنید، می‌توانید انتظار داشته باشید که سیستم شما چرخه استخدام تا بازنشستگی کارکنان را به صورت دیجیتالی مدیریت نماید. و این چرخه شامل فرآیندهای زیر است:

• استخدام
• شروع به کار
• مدیریت عملکرد
• مدیریت اسناد کارکنان
• مدیریت انطباق‌پذیری
• مشارکت کارکنان
• مدیریت زمان استراحت
• پیگیری حضور و غیاب
• حقوق و دستمزد
• استعفای کارکنان
• گزارش‌دهی و تحلیل.

نرم‌افزار همه کاره منابع انسانی معمولا به صورت یک خدمت الکترونیک سلف‌سرویس در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد، بنابراین کارمندان می‌توانند به سیستم وارد شوند (از طریق تلفن همراه یا سایر پلتفرم‌ها) و کارکرد خود را وارد نمایند، منابع مورد نیاز را پیدا کنند، اطلاعات شخصی خود را تغییر دهند، درخواست‌ مرخصی ارسال و یا فاکتورها را بررسی کنند.

این کار اساساً کنترل امور را به کارکنان سازمان شما باز می‌گرداند و از اتلاف وقت بخش منابع انسانی جلوگیری می‌کند.

درک ضرورت استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی: چرا نرم‌افزار HR اهمیت دارد؟

وقتی حجم کاری مدیریت منابع انسانی را کاهش می‌دهید، به دو نتیجه مثبت دست پیدا می‌کنید:

• هر کارمندی یک تجربه عالی خواهد داشت
• خودکارسازی و تسریع امور باعث یکپارچگی فرآیندها می‌شود. وقتی وظایف تکراری و دستی بخش منابع انسانی به صورت خودکار انجام نمی‌شود، در واقع شما از متخصصان منابع انسانی انتظار دارید تا مانند ماشین‌ها، بدون خلاقیت فردی، بدون اختلال یا تأخیر کار کنند. و طبیعتاً چون انسان‌ها ماشین نیستند، این سبک کار نتیجه نخواهد داشت.

به همین دلیل است که گالوپ (Gallup) اعلام کرده است اکثر سازمان‌ها به ندرت نیازهای اساسی افراد خود را در مراحل مختلف چرخه حیات کارکنان برآورده می‌کنند. و میزان مشارکت کارکنان در سازمان تنها ۱۵ درصد است.

حال ببینیم این تعاریف در عمل به چه معناست. با چند مثال به بررسی بیشتر این مسئله می‌پردازیم:

مثال: شروع به کار کارکنان

فرض کنید کارمند جدید به نام جکی قرارداد همکاری با سازمان شما را امضا می‌کند (چقدر عالی!) اما تیم منابع انسانی شما در انبوهی از امور اداری غرق شده است، بنابراین فراموش می‌کنند که یک ایمیل خوش‌آمدگویی به او ارسال کنند. بدین صورت، علیرغم همه هیجانات شروع به کار و استخدام، جکی احساس بی‌انگیزگی خواهد کرد.

و شاید، زمانی فرا برسد که رئیس فعلی‌اش از او درخواست کند که در شرکت بماند، اما او پاسخ دهد که در نهایت از کار در شرکت شما رضایت ندارد. موقعیت‌هایی مشابه جکی دائماً اتفاق می‌افتد – زیرا تنها ۱۲ درصد از کارمندان کاملاً موافق هستند که شرکت در شروع همکاری با آن‌ها برخورد درخور و مناسبی داشته است.

مثال: درخواست مرخصی

کارمندی به نام مَندی در حال برنامه‌ریزی برای سفر با دوستانش است، بنابراین درخواست مرخصی می‌دهد. اما بخش منابع انسانی یک صف طولانی از درخواست مرخصی پیش روی خود دارد که تأیید آن هفته‌ها طول می‌کشد.

مَندی از شنیدن صحبت دوستانش در مورد سفر بدون او، آزرده خاطر است. و وقتی بالاخره تائیدیه مرخصی را دریافت می‌کند، آنقدر هزینه بلیط هواپیما افزایش داشته است که دیگر از پس هزینه آن بر نمی‌آید. بنابراین با خود خواهد گفت این سازمان برای اشتغال دائمی یا ماندن طولانی مدت مناسب نیست. و این مثال هم با آمارها مطابقت دارد: در سال ۲۰۲۰، بیش از یک چهارم کارمندان احساس کردند که نسبت به آن‌ها کم‌توجهی شده و یا وجود آن‌ها کم‌ارزش تلقی شده است.

مثال: مدیریت عملکرد

کارمند دیگری به نام لئو در یک پروژه بزرگ تلاش زیادی کرده و برای به پایان رساندن آن بسیار هیجان زده است. اما مدیر او حتی کار او را بررسی هم نمی‌کند. (جای تعجب نیست که در آمار می‌بینیم تنها ۲۰٪ از کارکنان به شدت موافقند که با عملکرد آنها به گونه‌ای مناسب برخورد می‌شود و در نتیجه انگیزه کار و تلاش بیشتر در آن‌ها تقویت می‌شود).

لئو نمی‌داند که مدیر او هم روی پروژه دیگری در حال کار است - او فقط احساس می‌کند که از عملکرد او قدردانی نشده و ناامید می‌شود. و شاید وقتی یک شرکت رقیب با او تماس می‌گیرد، لئو تصمیم می‌گیرد در مورد پیشنهاد آن‌ها فکر کند.

مثال: تصمیم‌گیری منابع انسانی

کارمند دیگری به نام سامی سال شگفت‌انگیزی را سپری کرده است. او در همه مسئولیت‌هایی که به او سپرده بودید عالی عمل کرده است و مرتباً مسئولیت‌های بیشتری را با موفقیت برعهده می‌گیرد. وقتی یک موقعیت ترفیع شغلی به وجود می‌آید، طبیعتا او خود را واجد شرایط می‌بیند. ولی … شما ترفیع درجه همکار دیگری به نام جانی را تائید می‌کنید.

سامی کاملاً ناامید خواهد شد. و اگر خوب فکر کنید احتمالاً شما باعث ناامیدی او هستید. زیرا بدون داشتن یک روند ثابت و اطلاعات عینی، چگونه می‌دانید که سوگیری ناخودآگاه شما منجر به اتخاذ یک تصمیم اشتباه نشده باشد؟

به هر حال، تحقیقات ثابت کرده است که سوگیری ناخودآگاه در مورد لهجه، نژاد، جنسیت، سن، قد و وزن اتفاق می‌افتد. آیا جانی واقعاً بهترین شخص برای ترفیع شغلی بوده است؟

مسئله این است که ما اغلب فراموش می‌کنیم که تجربه کارمندان یک فرآیند یکپارچه نیست. بلکه، تجربه کارمند بر اساس لحظات خاص فردی شکل می‌گیرد - مانند جکی، مندی، لئو و سامی.

برای آنکه تجربیات کارکنان بهبود یابد، تیم‌های منابع انسانی باید راهی برای ایجاد تعاملات بهتر در طول زندگی کاری کارکنان بیابند. (این همان چیزی است که گارتنر آن را رویکرد "لحظه‌های مهم" می‌نامد).

این همان کاری است که نرم‌افزار منابع انسانی انجام می‌دهد.

• بهبود کارایی منابع انسانی

دومین کار شگفت‌انگیز نرم‌افزار منابع انسانی این است که انجام کارها را آسان و شهودی می‌کند، نه یک کابوس اداری و خسته‌کننده.

باید بپذیریم شما برای پیگیری فرم‌ها، استخدام مدیران یا کار با نرم‌افزارهای صفحات گسترده به حوزه منابع انسانی وارد نشده‌اید!

یک نرم افزار HR خوب و کارآمد، خطاهای دستی را در فرآیندهایی مانند حقوق و دستمزد، که مستعد ایجاد خطا توسط نیروی انسانی است، کاهش می‌دهد و با افزایش کارایی، هزینه‌ها را به طور چشمگیری کم می‌کند. به علاوه، یک نرم‌افزار منابع انسانی همه کاره، داده‌های کارمندان شما را در یک پایگاه و مرکز واحد تجمیع می‌کند، بنابراین دید کلی بهتری نسبت به کسب‌وکار خواهید داشت.

و این باعث می‌شود که اداره منابع انسانی سازمان شما سریع‌تر، مقرون‌به‌صرفه‌تر و سرگرم‌کننده‌تر باشد. اما نتیجه مثبت دیگری نیز وجود دارد:

نرم افزار منابع انسانی زمان و فرصت بیشتری به همه هدیه می‌دهد.

اگر از این ساعات اضافی عاقلانه استفاده کنید، نرم‌افزار منابع انسانی از یک سرمایه‌گذاری عملیاتی هوشمند به یک سرمایه‌گذاری استراتژیک هوشمند تبدیل خواهد شد.

حال فکر کنید:

• با این وقت اضافی به چه چیزی دست خواهید یافت؟
• چه ایده‌های بزرگی را می‌توانید محقق نمائید؟
• چقدر می‌توانید در تجربه کاری کارکنان خود تفاوت ایجاد کنید؟

منابع انسانی در حال حاضر به ویژه بیش از هر زمان دیگری تحت فشار است، و با چالش‌های جدید و وظایف سنگین‌تری مواجه است. نرم‌افزار HR به شما کمک می‌کند تا با افتخار بایستید، شانه‌های خود را صاف کنید و در مرکز توجه قرار بگیرید.

در نهایت، مزایای نرم‌افزار منابع انسانی ما را به یک نکته اصلی باز می‌گرداند: بهبود تجربه کارکنان.

نرم افزار منابع انسانی چگونه کار می‌کند؟

دو نوع نرم‌افزار منابع انسانی وجود دارد: سیستم‌های همه کاره (all-in-one) که کل چرخه حیات کارکنان را مدیریت می‌کنند و سیستم‌های متمرکز بر یک کاربری مشخص (Pure-play) که بر یک عنصر واحد تمرکز دارند.

به این دو نوع نرم‌افزار، سیستم‌های منابع انسانی مستقل در مقابل سیستم‌های یکپارچه، یا همه کاره در مقابل سیستم‌های اختصاصی یا تخصصی نیز گفته می‌شود.

این نرم‌افزارها را هر چه که بنامیم، قدیمی‌ترین بحث و سوال در حوزه فناوری منابع انسانی این است که: چگونه تصمیم بگیرید کدام نرم‌افزار منابع انسانی برای کسب‌وکار شما بهتر است؟

بیایید هر دو سیستم را مورد بررسی قرار دهیم.

نرم افزار متمرکز بر یک کاربری مشخص (Pure-play HR)

نرم افزارPure-play منابع انسانی به نرم‌افزارهایی با تمرکز بسیار محدود و خاص اشاره دارد. به عنوان مثال می‌توان نرم‌افزار حقوق و دستمزد را نام برد. در بهترین حالت، این سیستم‌ها به خوبی با سایر ابزارهای کسب‌وکار ادغام می‌شوند تا یک فناوری قابل اجرا و کاربردی ایجاد کنند.

مزیت نرم‌افزار Pure-play این است که اگر فقط نیاز داشته باشید که یک عنصر واحد از منابع انسانی خود را تغییر دهید، این نوع نرم‌افزار کارآمدتر خواهد بود.

مثلاً اگر شما از یک نرم‌افزار HRM همه کاره عالی استفاده می‌کنید، اما نیاز به اضافه کردن عملکرد مدیریت پیمانکاران (contractor management) دارید، انتخاب یک ابزار مدیریت پیمانکاران با قابلیت ادغام آسان احتمالاً منطقی خواهد بود.

مشکل اصلی ابزارهای Pure-playمشکلات حاد فنی هستند و زمانی بروز می‌کنند که همه ماژول‌ها با هم به خوبی کار نکنند. برای کسب‌وکارهای با ابعاد بزرگتر، این مشکلات فنی از جمله کاهش کارایی ناشی از فرآیندهای ناکارآمد و راهکارهای نامناسب، اغلب چالش‌های جدی به همراه خواهد داشت.

نرم افزار همه کاره منابع انسانی (All-in-one HR)

نرم افزار همه کاره منابع انسانی کل عملکرد منابع انسانی شما را از یک مرکز واحد مدیریت می‌کند. استفاده از این نرم‌افزار معمولاً برای کسب‌وکارهای در حال رشد، متوسط و بزرگ بسیار منطقی است که نیاز به حفظ کنترل بر دفاتر متعدد با متمرکز کردن فرآیندهای پیچیده دارند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای همه کاره وجود دارد: HRIS، HCM و HRMS.

با ایجاد یک سیستم واحد ثبت اطلاعات، نرم‌افزار منابع انسانی همه کاره، به کسب‌و‌کارها این امکان را می‌دهد که منطبق با کل سیستم سازمانی عمل کنند و کنترل مجموعه داده‌های کلان کارکنان را در دست گیرند. بنابراین خطر کمتری در ایجاد داده‌های تکراری یا نقض امنیت وجود دارد.

همچنین اگر سازمانی، در هر ابعاد و اندازه، از ابزارهای قدیمی استفاده کند، معمولاً نرم‌افزار همه کاره، گزینه‌ای است که این نوع مشاغل آن را ترجیح می‌دهند. (و یا در صورتیکه سازمان در نظر داشته باشد واحد منابع انسانی را از ابتدا شکل دهد).

اگر در مورد تغییر بخش منابع انسانی سازمان خود جدی هستید، باید بدانید که تغییر جزء به جزء، زمان زیادی به طول خواهد انجامید و هزینه بیشتری نیز در بر خواهد داشت.

به علاوه، باید هزینه فرصت (opportunity cost) این تاخیر را نیز در نظر گرفت. گالوپ آماری را در مورد واحدهای کسب‌وکار فعال اعلام کرده است: در این واحدها ۴۱ درصد کاهش غیبت از کار، ۵۹ درصد استعفای کمتر و ۱۷ درصد بهره‌وری بالاتر مشاهده شده است. بسیاری از مشاغل نمی‌توانند به چنین نتایجی دست یابند.

نقطه ضعف ابزارهای همه کاره، زمان و هزینه پیاده‌سازی آن است. به هر صورت، مانند هر پروژه‌ای که هدف آن تغییر است، اقدام کردن بهتر از هیچ کاری نکردن است!

برخی از امکانات، پیاده‌سازی سیستم‌ها را بسیار آسان می‌کنند، برای مثال تکنولوژی فضای ابری، با استفاده از این فناوری نیازی به فرآیند نصب نیست، و داده‌های سازمان شما به طور مستقیم از اکسل وارد سیستم خواهد شد.

البته باید در نظر بگیرید اگر هیچ اقدامی نکنید، در دراز مدت باید هزینه اقدام نکردن خود را پرداخت کنید! نرم‌افزار همه کاره منابع انسانی معمولاً در طولانی مدت کارآمدتر است، زیرا همه افراد از طریق یک پلتفرم واحد با هم تعامل دارند.

اگرچه ممکن است فکر کنید استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی همه کاره برای اکثر مشاغل بهتر است، اما حقیقت این است که استفاده از هر نرم‌افزار منابع انسانی بهتر از این است که کلا از نرم‌افزاری استفاده نشود. مهمترین مسئله برای متخصصان منابع انسانی این است که بررسی کنند آیا ابزارهای منابع انسانی به مأموریت سازمان شما برای خدمت به مردم کمک می‌کند و یا مانع آن می‌شود.