BPR و ERP

چکیده

اغلب مشاده میشود سازمان هایی که برای افزایش کارایی خود به فکر مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار خود هستند ، گمان می کنند پس از طراحی و استقرار فرایندها به صورت دستی ، باید در تدارک یک سیستم اطلاعاتی مناسب برآیند. در واقع به نوعی BPR را بر ERP مقدم می شمارند. در حالی که این اقدام معمولا نتایج تلخی در بر دارد. ERP بر اساس BPR شکل می گیرد و BPR به اتکاء ERP مستقر میشود و همزادی این دو میتواند به کاهش ریسک پروژه های BPR کمک نماید.

مقدمه

اواخر قرن بیستم ، کسب و کار تحت تأثیر سه پدیده ی مهم تغییر شکل یافت که از آنها به ۳Cs یاد میشود: مشتری (Customers) ، رقابت (Competition) و تغییر (Change).

پدیده اول مشتری است که به دلیل افزایش آگاهی و تنوع محصولات و خدمات ، مشکل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضایت نمیدهد. پدیده دوم رقابت است که به دلیل پیشرفت تکنولوژی ، توان تولید افزایش و در عین حال هزینه های تولید کاهش یافته است و این موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه کنندگان قرار داده است. پدیده سوم تغییر است. سرعت تغییر در تمام عرصه ها فزونی و دوره عمر محصولات کاهش یافته است و مرتبا روش های جدید در تولید و عرضه کالا ابداع و به کار گرفته میشود.

علاوه بر این ، عارضه های دیگر از درون ، شرکت ها را آزار میدهد ، بهره وری پایین به دلیل ظرفیت های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه ریزی ، قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه ها در مراحل مختلف تأمین ، تولید و عرضه ی محصولات ، کندی به دلیل فربهی و ناکارآمدی سازمان ، تصمیمات ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به موقع به اطلاعات ، بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا ، تأخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید ناشی از عدم تأمین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و مواد مشابه دیگر.

عارضه های فوق ، شرکت ها را با چالش های جدی مواجه نموده است ، خصوصا شرکت های بزرگتر که از انعطاف کمتری برای انطباق با وضعیت جدید برخوردارند.

برای غلبه بر عاضه های فوق چه میتوان کرد؟

یکی از مهمترین عوامل بحران زا ، فقدان زیرساخت سیستمی کارآمد است ، سیستمی که قادر باشد فرایندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آن را به صورت یکپارچه پوشش دهد ، برنامه ریزی را ممکن سازد ، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده سازی فرایندها ، سازمان های لخت و کند را به سازمان هایی چابک و سریع تبدیل سازد. موضوعی که مدیران در کشور ما به درستی آن واقفند و برای دستیابی به آن تلاش میکنند ، پس چرا به سیستم های مورد انتظار دست نیافته اند؟

به نظر میرسد ریشه این ناکامی در یک معادله ساده انگارانه است: سیستم کارآمد = نرم افزار کارآمد! یعنی برای حل بحران کافی است سیستم های موجود را از طریق خرید بسته های نرم افزاری یا برنامه نویسی مکانیزه نمود تا بحران مرتفع شود. گرچه مکنیزه کردن سیستم های موجود میتواند اندکی بهبد محسوب گردد ، ولی راهکاری برای حل بحران نیست. زیرا تجربه نشان داد مکانیزه کردن وضع موجود ، نتنها منجر به رفع بحران نمیشود بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر میکند.

با همین استدلال ، طی سال های اخیر موضوع مهندسی مجدد فرایندهای کسب وکار (BPR) با بکارگیری فن آوری اطلاعات به عنوان یک راه حل اساسی مورد توجه قرار گرفته است. نظریه BPR نگاه وظیفه گرا به سازمان را به نگاه فرایندگرا تغییر میدهد و بیان میدارد اتوماسیون در سازمان بدون بازنگری در فرایندها کاری بیهوده است و باید با تمرکز بر ماموریت فرایندها و با اتکا به فن آوری اطلاعات ، آن ها را بر اساس شرایط خاص آن سازمان مجددا طراحی نمود. ولی نکته مهم آن است که فرایندها در هر سازمان ، اختصاصی آن سازمان هستند و نمیتوان فرایندها را از یک سازمان به سازمان دیگر نسخه برداری کرد زیرا برای طراحی کارآمد فرایندها ، پارامترهای زیادی باید مد نظر قرار گیرد ، پارامترهایی از قبیل ابعاد سازمان ، پراکندگی جغرافیایی ، فرهنگ سازمانی ، ثبات مدیریت ، منابع تکنولوژی ، ساختار سازمانی ، سازمان های غیر رسمی ، میزان رقابتی بودن بازار ، موقعیت سازمان در بازار ، سن سازمان ، قوانین حکومتی ، استانداردها و ... همگی در طرح ریزی صحیح فرایندهای سازمان موثرند. به عبارت دیگر گرچه در سازمان های مشابه فرایند ها ممکن است در سطح کلان مشابه باشند ولی قطعا یکسان نیستند و در جزئیات فراوانی با یکدیگر تفاوت دارند. به همین جهت ، کپی برداری از فرایتدهای سازمان های مشابه ناصواب است و در اکثر موارد موجب به به هم ریختگی اوضاع میشود. حتی در ادوار مختلف عمر یک سازمان نیز باید فرایندها را متناسبأ بهبود داد.

نگاه ویژه BPR به مفهوم فرایند ، زیرساخت های اطلاعاتی سازمان را دگرگون میسازد و بسته های نرم افزاری و سیستم های جزیره ای که دستاورد نگاه سنتی و وظیفه گرا به سازمان است را نفی می نماید. زیرا بسته های نرم افزاری به دلیل ساختار غیر منعطف و سیستم های جزیره ای به دلیل ساختار گسسته ، اساسأ قادر به پوشش فرایندی سازمان نیستند. از سوی دیگر پیاده سازی خاص منظوره سیستم های یکپارچه در سازمان ها ،حتی اگر به درستی طراحی شوند و به موقع انجم گردند ( معمولا اینگونه نیست) ، غیر اقتصادی ، پر ریسک و در مقابل تغییرات آتی بسیار مقاومند و پس از چندی ، به مهمترین عامل بازدارند برای توسعه سازمان تبدیل می گردند.

در سال های اخیر همزمان با طرح تئوری مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار ، سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی(ERP) به عنوان یک سیستم اطلاعاتی کارآمد و ابزار مکمل BPR مورد توجه قرار گرفت.

ERP چیست؟

برای ERP تعاریف زیادی ارائه شده است ولی شاید تعریفی که پروفسور کمار در سال ۲۰۰۰ ارائه نموده است بیش از سایرین کاربردی باشد : سیستم های ERP ، سیستم های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان ها

• در درون واحدهای سازمانی
• بین واحدهای سازمانی
• بین واحدهای سازمانی ا خارج سازمان

را یکپارچه می کنند.

از تعریف فوق می توان ویژگی های ERP را شناخت:

یکپارچه : ERP به دلیل پوش افقی سزمان ( پوشش فرایندی ) ، یکپارچگی آن را تضمین میکند و ر زیر سیستم اطلاعات خود را بر روی پایگاه داده اشتراکی می نویسد و به هنگام نیاز ، داده مورد نظر خود را عینأ از پایگاه داد دریافت می دارد. در .اقع در ERP ، افزونگی داده ها وجود ندارد و مغایرت بین زیر سیستم ها از بین رفته و همخوانی اطلاعات تضمین میگردد.

فراگیر : ERP کلیه فرایندهای سازمان را که جنبه اطلاعاتی دارد تحت پوشش قرار می دهد. برای مثال در شرکت های تولیدی و توزیعی ، فرایندهای فروش و خدمات پس از فروش ، فرایند تدارک و تامین کالا ، فرایند برنامه ریزی و کنترل تولید ، فرایند نگهداری و تعمیرات ، فرایند دریافت و پرداخت ، فرایند منابع انسانی و فرایندهای مالی از قبیل دفترداری ، حقوق و دستمزد ، دارایی ثابت ، بودجه و گزارشات و قیمت تمام شده و... خصوصا مواردی که تأثیرات مالی دارد باید اسناد حسابداری مربوط به صورت خودکار و غیر قایب تغییر صادر گردد.

اتصال پذیر : سیستم ERP قادر است با سیستم های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از طریق اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تأمین کنندگان است. به عبرت دیگر ممکن است قسمتی از فرایند خارج از سازمان اجرا گردد.

تغییر پذیر: یکی از عوامل شکست سازمانه های موفق ، پایبندی سنتی سازمان به فرایندهایی است که زمانی کارآمد بوده اند ولی به مرور و با تغییر شرایط ناکارآمد شده اند. و سازمان برای طراحی مجدد آن تدبیری نیندیشیده است. بدیهی ست سازمان هایی ماندگارترند که از فرایندهای کارآمدتری برخوردارند و راهکار سیستماتیک برای بهبود مستمر فرایندها تدارک دیده اند.

چرا ERP پر ریسک و پر هزینه است؟

استقرار ERP کاری پر ریسک و گران است زیرا اجرای آن معمولا با اتفاقات زیر همراه میشود:

• تغییر فرهنگ سازمانی

استقرار ERP بسیار فرار از نصب و آموزش یک نرم افزار است ، بلکه تغییر فرهنگ سازمان و جایگزین کردن نگاه وظیفه گرا با نگاه فرایندگرا است.تغییرات فرهنگ معمولا بسیار به کندی و پر هزینه صورت میگردد خصوصأ اگر اعتماد کافی به تغییرات در سازمان ایجاد نشده باشد.

• کار کارشناسی زیاد

پروژه ERP پروژه پر کاری است ، زیرا اطلاعات زیادی از وضعیت جاری باید جمع آوری گردد ، فرایندهای بهینه شناسایی شود ، مستندات تهیه گردد ، نرم افزار متناسبأ تنظیم و آماده گردند ، کاربران در تمام سطوح توجیه شوند و مشکلات اجرایی مرتبأ بررسی و رفع گردد. خصوصأ ثسمت عمده این فعالیت ها توسط کارشناسان توانا و مجرب انجام میگیرد که ارزان نیستند.

• نرم افزار گران

تهیه نرم افزاری که فرایندهای سازمان را به طور کامل پوشش دهد گرچه تحت تاثیر عوامل زیادی از قبیل ابعاد سازمانی قرار دارد ولی عمومأ ارزان نیست. هزینه تهیه این نرم افزار به دو بخش تفسیم می شود ، هزینه خرید نرم افزار و هزینه تنظیم و آماده سازی آن متناسب با فرایندهای مورد نظر. معمو لا هزینه های تهیه نرم افزار ۵۰% هزینه های مشهودی است که مجری پروژه دریافت می دارد.

• اختلال در امور جاری

پروژه های ERP در شرکت هایی جاری می شود که سیستم های در حال کار دارند. سیستم هایی که به هر شکل وضعیت موجود شرکت را پوشش می دهد و توقف آن بدون جایگزین مناسب ، شرکت را در وضعیت بسیار نامطلوبی قرار می دهد و از سوی دیگر نمی توان انتظار داشت یک شبه سیستم جدید جایگزین سیستم قدیم گردد ، خصوصأ آنکه سیستم قدیم ، از مجموعه سیستم های منفصل و تک کاربره تشکیل شده باشد و سیستم جدید ، سیستمی یکپارچه و فراگیر باشد.

• به هم خوردن توازن قوا

از آنجایی که استقرار یک سیستم ، به جا به جایی قدرت و به هم خورد توازن قوا در یک سازمان منجر می شود ، با منافع مدیرا میانی برخورد پیدا میکند و پروژه در هزارتوی اختلاف نظر مدیران میانی متوقف می ماند. بخشنامه های اداری که توسط مدیران عالی برای بکارگیری ERP صادر میشود نه تنها منجر به اجرای سیستم نخواهد شد بلکه عمومأ نوعی نگرش منفی و مقاومت نامطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید در کاربران و مدیران میانی ایجاد میکند ، زیرا مدیران میانی و کاربران مایل نیستند سیستمی که در طراحی آن نقش نداشته اند و به آنان تحمیل شده است را بپذیرند و عادات جاری خود را با عادات جدید عوض کنند مگر آنکه ارجحیت عادات جدید را درک کنند. همچنین به سادگی وضعیت امن موجود را با وضعیت ناامنی که ممکن است با استقرار سیستم جدید به وجود آید عوض نمی کنند ، تغییرات در سیستم که احتمالا منجر به جا به جایی توازن قوا در سازمان می گردد را به سهولت نمی پذیرند و از اینکه سیستم های تک کاربره را که در محدوده مدیریت ایشان قرار دارد با سیستم یکپارچه ای که ممکن است استقلال اداری ایشان را خدشه دار کند تعویض نمایند هراس دارند.

• سازماندهی و امکانات

برای اجرای پروژه ERP سازماندهی و امکانات زیادی مورد نیاز است که تهیه سخت افزار و زیر ساخت مخابراتی از آن جمله است. همچنین در دوره اجرای پروژه که همزمان با بهره برداری از سیستم های جاری است ، عملا کار کاربران چند برابر می شود زیرا کاری را که سابقا و بر اساس عادات تثبیت شده به راحتی انجام می دادند ، باید مجددا و در ساختاری متفاوت انجام دهند و با کار انجام شده مقایسه نموده و مغایرت ها را تحلیل کنند. بدیهی است این عملیات خسته کننده نمی تواند در دوره طولانی تداوم یابد خصوصا اگر سیستم جدید از بلوغ لازم برخوردار نباشد.

• نقص طراحی
• یک از خطاهای رایج در پروژه های ERP ، عدم درک متقابل بین کاربران و تحلیل گران است به این مفهوم که کاربر نیازی دارد که با دوچرخه رفع می شود ولی روی چرخ دستی اصرار می کند و تحلیل گر آسانسور تجویز می کند و طراح پله برقی طراحی می کند ولی در نهایت نردبان تحویل کاربران داده میشود! این خطا وقتی بیشتر میشود که تحلیلگران به دلایل مختلف به درخواست های کاربران با پیش داوری برخورد میکنند.

• تغییر شرایط و نیازها

یکی از عوامل مهم افزایش سرسام آور هزینه و ریسک پروژه های ERP ، طولانی شدن پروژه است ، زیرا به مرور و قبل از استقرار سیستم ، شرایط و نیازها عوض می شود و سیستم کارایی خود را از دست می دهد ، خصوصا اگر این اتفاق با تغییرات مدیریتی در سازمان نیز همراه باشد.

استقرار حلزونی چیست؟

استقرار حلزونی عبارت است از توسعه تدریجی ( از هسته به پوسته ) فرایندها در چند فاز تا رسیدن به فرایند مطلوب.

برای مثال فرض کنید در یک شرکتی فرایند مطلوب به شکل زیر است:

که در آن بر اساس هر قرارداد چند برنامه تحویل صادر می شود و بر اساس برنامه تحویل های ثبت شده و دوره تولید و دوره تدارک کالا سیستم به صورت هوشمند اقدام به صورت برنامه تولید ( به عنوان نقطه شروع فرایند تولید ) و درخواست خرید ( به عنوان نقطه شروع فرایند خرید ) می نماید.

حال فرض کنید شرکت مورد نظر در وضعیت فعلی از سیستم های تک کاربره برای انبار و حسابداری مالی استفاده می نماید. طبیعی است آماده سازی نرم افزار با فرایند فوق و در یک مرحله ، برای این مجموعه عملی نیست و اگر عملی باشد پر هزینه و پر ریسک است.

قدم اول در استقرار حلزونی در اختیار گرفتن شاهرگ اطلاعاتی شرکت یعنی انبار و حسابداری مالی است. برای این منظور اقدامات زیر به ترتیب باید انجام شود :

1. انتقال کدینگ کالا از سیستم قدیم به سیستم جدید
2. انتقال اطلاعات موجودی اول دوره
3. طراحی فرایند فروش در حد نمودار زیر:

1. راه اندازی سیستم با فرایند فوق و تطبیق و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم

در مرحله بعد سیستم حسابداری مالی نصب و اقدامات زیر صورت می گیرد:

1. بازنگری در فصل حساب ها
2. ورود سرفصل حساب ها به سیستم
3. تطبیق حساب و صدور سند افتتاحیه
4. راه اندازی سیستم و صدور سند و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم

در مرحله بعد می توان فرایند را ارتقا داد:

اقدامات در این مرحله به شرح زیر است:

1. تعیین تاریخ مشخص برای آغاز صدور فاکتور توسط سیستم جدید
2. تعیین تحویل هایی که باید توسط سیستم جدید فاکتور شود
3. تنظیم سند زنی خودکار

مراحل بعدی تکامل فرایند به شکل زیر خواهد بود:

که در نمودار فوق فرایندهای تولید و فروش نیز به نوبه خود گسترش می یابند.

ویژگی های ابزار

بدیهی است که اجرای سناریوی فوق تنها در صورتی عملی است که نرم افزار از توانایی ها و ویژگی های خاصی برخوردار باشد:

1. فعالیت محور ( Activity Base ) به جای فرایند محور ( Process Base )

ساختار نرم افزار باید فعالیت محور باشد و نه فرایند محور. بنابراین نرم افزارهایی که بر مبنای مخزن فرایند ( Processs Pools ) طراحی شده اند مناسب نیستند.

1. تغییر در صفات فعالیت

تکامل در فرایند معمولا مقارن است با تکامل در فعالیت. پس ابزار باید قادر به تغییر در صفات فعالیت داشته باشد.

1. تغییر در شکل ارتباط فعالیت ها با یکدیگر

به مرور با تکامل فرایند ، سایر صفات فرایند از قبیل کنترل ها و محاسبات نیز باید متناسبا تکامل یابند.

1. نگهداری سابقه اطلاعات

یکی از مهمترین عوارض تغییر در سیستم های اطلاعاتی ، تخریب و نابود شدن سابقه اطلاعات است. نرم افزار مورد استفاده باید قادر باشد بدون تخریب اطلاعات گذشته ، تغییرات را اعمال نماید. خصوصا توجه به تأثیرات جانبی تغییرات در حوزه مالی و کنترل های داخلی بسیار اهمیت دارد.

نتایج استقرار حلزونی

استقرار حلزونی ERP نتایج فوق العاده ای دارد:

1. کاهش هزینه

نمودار هزینه و سطح اتوماسیون به شکل زیر است :

با توجه به افزایش نمائی هزینه ها ، بدیهی است توسعه حلزونی در عمل با هزینه بسیار کمتری انجام می شود.

1. بازدهی سریع

جرای حلزونی ERP باعث میشود نتایج پروژه به سرعت دیده شود. این موضوع خصوصا در دوره اعتماد سازی بسیار مفید است.

1. کاهش ریسک

فاز اول پروژه فرصت مناسبی است که اگر هر یک از طرفین ( سازمان یا مجری ) توانایی اجرا را ندارد با کمترین عارضه موضوع کاهش یابد.

1. کاهش مقاومت سازمانی

استقرار حلزونی ERP در مقایسه با اجرای فراگیر آن با مقاومت سازمانی کمتری مواجه است.

1. کاهش تنش

اکر فاز اول به خوبی اجرا گردد ، اعتماد و شناخت ایجاد شده سرمایه مغتنمی است که تنش اجراهای بعد را کاهش می دهد.

1. کاهش زمان

گرچه در بدو امر به نظر می رسد استقرار حلزونی موجب اتلاف وقت و کندی استقرار ERP در سطح قابل قبول است ولی در عمل اینطور نیست زیرا در صورتی که فاز اول به درستی به انجام برسد ، آمادگی لازم در سازمان برای اجرای سریع فازهای بعد ایجاد شده و از سوی دیگر ، ابزار نیز از زیرساخت مناسب برای تکامل برخوردار می شود.

1. بروز نیازهای نهفته و افزایش افزایش بلوغ فرایند

در استقرار حلزونی ، فرایندها از پختگی و بلوغ بیشتری برخوردار میشوند زیرا واقعیت امر آن است که در ابتدای کار ، سازمان قادر نیست فرایندهای مطلوب خود را کاملا شناسایی کند ، استقرار تدریجی ERP به بروز نیازهای نهفته و پختگی بیشتر فرایند کمک میکند.

1. افزایش ثبات

در صورتی که در فازهای اول ، شاهرگ اطلاعاتی سازمان تحت کنترل قرار گیرد ، حاشیه امنیتی مناسبی برای پروژه ERP ایجاد می نماید و ثبات سیستمی بیشتری برای سازمان در مقایسه با اجرای یکباره ERP ایجاد می نماید.

1. بهبود مستمر

باید پذیرفت که سازمان موجودی زنده است که در مقابل تغییرات محیطی واکنش نشان می دهد و این در عمل به معنای تغییر و بهبود مستمر در فرایندها و در نتیجه در ERP استقرار یافته در سازمان است و این یعنی تدوام روند تکاملی فرایند و استقرار حلزونی.

1. خصلت بهمنی

شاید مهمترین مزیت خصلت استقرار حلزونی را بتوان با عنوان خصلت بهمنی نام برد. یعنی کافی است هسته اولیه سیستم را ایجاد و آن را در یک شیب مناسب قرار داد. عملا سیستم با حرکت ناشی از نیروی درونی خود ، توسعه می یابد و کامل می شود. واقعیت این است که با استقرار فازهای اولیه ، اگر به درستی انجام شود ، در سازمان علاقه و انگیزه زیادی برای افزایش اتوماسیون ، کنترل ها و اخذ گزارش های تحلیلی از طریق تکمیل فرایندها ایجاد می گردد.

خلاصه

ERP در کشور ما در دوره ای از حیات است که باید اعتماد مدیران صنعت را جلب نماید و بدیهی است با تعریف ERP به عنوان پروژه ای پر ریسک و بسیار گران که نتایج اقتصادی آن نیز ملموس نیست ، نمی توان به این مهم نائل شد. واقعیت این است که برای ایجاد اعتماد ، از خود گذشتگی لازم است و نباید مجریان پروژه های ERP با انتقال تمام ریسک پروژه به سازمان ها ، از مسئولیت نتایج پروژه شانه خالی کنند.