افزونه سیستم پیگیری
یکی از دغدغه های مدیران در یک سازمان بزرگ پیگیری مواردی است که به واحدهای مختلف ارجاع شده است خصوصا این نیاز در سازمان های بزرگ حادتر است.
گرچه سیستم های فرایندی (ERP) تقریبا تمام فعالیت های سازمان را تحت پوشش قرار می دهد ولی تمرکز این سیستم ها روی فعالیت های مهم است که یا اثر مالی دارد یا اثر برنامه ریزی یا اثر بهای تمام شده ای. لذا فعالیت های خارج از این حوزه در فعالیت های مرتبط با ERP پایش و مدیریت نمی شود. مثلا فعالیت هایی از قبیل تماس های مکرر یا نامه نگاری ها یا مذاکراتی که برای تحقق یک فروش یا انجام یک خرید یا رسیدگی به یک شکایت انجام می شود از این دسته است. سیستم پیگیری سندپرداز برای مدیریت این گونه فعالیت ها پیاده سازی شده است.
منافع و مزایا
امکان گروه بندی فعالیت ها در قالب پرونده های مختلف و ثبت وظایف محوله به افراد مختلف و ثبت کارکرد و امکان اتصال یک پرونده به فعالیت های از جنس ERP از مزایای مهم این سیستم است.
به عبارت دیگر امکان شناسایی اقدامات انجام شده و منابع انسانی صرف شده در آن، تشکیل کارتابل از وظایف باز با امکان شناسایی موارد عقب افتاده و الصاق مستندات مربوط، مدیریت سازمان را در پایش اقدامات مورد نظر یاری می نماید.
برخی ویژگی های کلیدی سیستم پیگیری سندپرداز
- امکان تعریف پرونده
- امکان ارجاع وظیفه برای افراد مختلف با تعیین مهلت انجام و زمان مورد نیاز
- اولویت بندی وظایف(عادی/مهم/خیلی مهم)
- امکان ثبت یاداوری
- امکان ثبت کار انجام شده بر روی هر وظیفه شامل اقدامات انجام شده و مدت زمان صرف شده
- مشاهده کارتابل(کارهای انجام نشده/شده) به تفکیک پرونده، شخص موظف و مهلت انجام
- مشاهده اقدامات معوق
- امکان هشدار روی وظایف مهم یا خیلی مهم
- امکان گزارش از فعالیت های انجام شده روی هر پرونده
- امکان گزارش از فعالیت های انجام نشده روی هر پرونده
- امکان عطف پرونده به فعالیت های ERP شامل (مبنا/ رسید/ تحویل/ فاکتور) به منظور مشاهده سوابق اقدامات
- امکان ثبت رخداد (اقدام) برای فعالیت های ERP شامل (مبنا/ رسید/ تحویل/ فاکتور) به منظور مشاهده سوابق اقدامات