ERP Evaluation

روش کار سندپرداز به این صورت است که پس از مراجعه مشتری بالقوه و درخواست erp ، تست آمادگی سازمانی صورت میگیرد و سازمان مشتری را از فیلتر شایستگی داشتن سیستم رد میکند و بعد از تایید سطح سازمان مشتری ، به فاز اول استقرار سیستم که مطالعه و شناخت سازمان از نظر روابط درون سازمانی و ترتیب سیستم ها و فرایندها و مسائل موجود میپردازد. با اینکار ریسکهای مثبت و منفی و موانع و نواقص سازمانی شناسایی میشوند. پس از این فاز ، طراحی و مهندسی سیستم شروع میشود و در این مرحله " هر کسب و کار یک راهکار" معنا می یابد و وجه تمایز ومزیت رقابتی سندپرداز مشخص میشود. پس از آن که ماکت سیستم تهیه ، دیتاهای او در اختیار سیستم قرار میگیرد و مشتری جنس پروژه را لمس میکند و میتواند بسیاری از نیازها و خواسته هایش را به آن اضافه کند و پس از آن پروژه وارد فاز مرحله ی اجرا و استقرار میشود و با توجه به شرایط و نوع سازمان ، سندپرداز انواع استقرار ها را در نظر میگیرد.

با فرض بر اینکه این پروژه با استقرار موفقی همراه بوده سندپرداز دست به ارزیابی پروژه میزند تا بداند چه میزان ارزش آفرین بوده است و این فعالیت تحت عنوان ERP Evaluation شناخته میشود.

ERP اگر به درستی اجرا شود ارزش آفرین است اما اینکه چه میزان و در کدام نواحی بیشتر ارزش آفرینی کرده است بحثی جدید است. سنجش ارزش ERP این دید را به مشتری میدهد که از کجا به کجا رسده است و در آینده به چه ارزش های جدیدی میرسد.و همچنین تامین کننده متوجه میشود خلق ارزش آفرینی برای مشتری به چه ترتیب بوده است و فرصت های بهبود برای او نیز شناسایی میشود. در این مرحله سندپرداز متوجه میشود که مشتری آماده ی پذیرش تحولات بیشتری است و میتواند وارد بستر تحولات دیجیتال بیشتری شود.

سیستم در یک زمانی کاملا متناسب با نیاز یک سازمان آماده و مستقر و آن سیستم تمام و کمال در اختیار سازمان قرار گرفته است. امابه مرور سازمان در اختیار سیستم قرار میگیرد. ERP Evaluation زمانی کارایی دارد که فرایندی در اوایل سیستم به خوبی کارکرد داشت و حالا بر اساس تغییر نیازهای سازمان نیاز به بازطراحی دارد و به همین دلیل در erp به درستی عمل نمیکند و نیاز به ارزیابی مجدد دارد. اگر در این بین افرادی که در یک پست و مقام بودند تغییر کنند و استراتژی ها عوض شوند و خیلی اتفاقات دیگر که در اجرای erp به مشکل میخورند ، تامین کننده erp خود را موظف میبیند که هر از چندگاهی سیستم را چک کند و ببیند erp توانسته ارزش های سازمان را محقق کند و یکپارچگی را حفظ کند؟ باید سعی شود عملکرد erp را در اوج نگه داشت.

اصولا در پروژه های erp یک بخش مربوط به استقرار پروژه است و بخش دیگر مربوط به پروژه ی پشتیبانی. در قرارداد پشتیبانی وظیفه ی تیم تامین کننده حفظ وضع موجود است و این در حالی است که ذات erp با مفاهیمی مانند تحول دیجیتال ، بهبود مستمر وهمراستا بودن با تغییرات در هم تنیده است. از آنجایی که erp یک پروژه ی دائمی است ممکن است به مرور زمان از مدار خارج شود و به همین دلیل به ERP Evaluation نیازمند است چرا که سیستم آمادگی تطبیق پذیری با شرایط جدید را دارد و میتوان آن را با تغییرات همسو کرد.

یکی دیگر از تفاوتهای سندپرداز با دیگر رقیبانش در امر ERP Evaluation است که مشتریانش نیازی نمی بینند که به سراغ erp شرکت دیگری بروند. بلکه میدانند سیستم موجود میتواند خود را با تغییرات همگام کند و نیازهای سال های آتی را نیز پیش بینی کند. زمانی که تیم سندپرداز برای سرکشی از سیستم به سازمان مشتری میرود با این تفکر که سیستم موجود برای رقیبانش است پا پیش میگذارد و به قصد پیدا کردن عیوب و نقصان پروژه سنجش را پیش میگیرد. هدف ارزیابی erp ریشه یابی مشکلات و بازسازی سیستم است نه دفاع از آن. با چنین دیدگاه انتقادی ای اصلاحات درستی صورت میگیرد که تا مدت ها به تغییرات پیرامون پاسخگو می باشد و همچنین به اعتبار شرکت پیمانکار می افزاید.

بر اساس نوع و ابعاد سازمان تایم های ارزیابی ERP متفاوت است اما به طور میانگین هر دو الی سه سال ERP Evaluation صورت میگیرد و در این مدت اگر تغییراتی صورت گرفته باشد کوچک و نامحسوس هستند اما اگر از حد بیشتری بگذرد تبدیل به جراحی میشود و وقتگیر و پر هزینه خواهد بود و چون با حجم عظیمی طرف هستیم ممکن است ریسک زیادی را در پی داشته باشد.