چرا افزایش سطح فعالیت باعث افت بازدهی می شود؟(صنعت لوازم خانگی)

نویسنده : محمد ظاهری -  مدیرعامل شرکت سندپرداز

وقتی شرکت های خصوصی بدون زیرساخت سیستمی مناسب بزرگ می شوند عملکردی فاجعه آمیز پیدا می کنند، یعنی زیادتر می فروشند ولی کم تر سود می کنند! هزینه ها بیش از اندازه بالا می رود و مدیریت عالی شرکت در نقش یک آتش نشان، فقط در حال اطفاء خرده بحران هاست، تعهدات به موقع انجام نشده است، مطالبات به موقع وصول نشده است، خط تولید به دلیل نبود مواد اولیه یا عدم تعمیر به موقع ماشین آلات متوقف شده است، کارکنان در هنگام نیاز در دسترس نیستند، سازمان دچار تعارضات سازمانی بی حاصل و مخرب است. با یک چالش بزرگ مواجه است که من باید نگران همه چیز باشم ولی سازمان احساس مسئولیت نمی کند؟! ای کاش اصلا توسعه نداده بودم!

در واقع تا زمانی که بنیان گذار می تواند به تنهایی کسب و کار را اداره کند، اوضاع خوب است، کیفیت محصول مناسب است، تعهدات به موقع انجام می شود و مشتری راضی است. ولی به محض این که به دلیل توسعه کسب و کار، دیگر به تنهایی قادر به اداره آن نیست سیر نزولی کارایی در شرکت آغاز می شود.

راز این معما چیست؟

وقتی اداره شرکت از توان بنیان گذار خارج می شود، تیم مدیریتی باید ایجاد شود ولی وجود تعدادی افراد توانا برای تشکیل تیم مدیریت کافی نیست بلکه تیم کارآمد هنگامی شکل می گیرد که افراد آن در قالب فرایندهای مناسب و در بستر یک سیستم یکپارچه به هم مرتبط شوند.

در یک سلسله نوشتار تلاش می کنم تجربیات خود را با اتکا به بیش از ۳۰ سال تجربه در این حوزه با شما به اشتراک بگذارم. عمده تجربیات من در شرکت های بزرگ تولیدی و در بخش خصوصی بوده است و تلاش خواهم کرد مطالب را به صورت کاربردی و با تمرکز بر عارضه های این شرکت ها و شیوه غلبه بر آن ها تشریح نمایم.

فرایندهای اصلی یک شرکت تولیدی بزرگ به شرح زیر است:

• زنجیره تامین
• بازاریابی و فروش
• برنامه ریزی و کنترل تولید
• نگهداری و تعیمرات.
  
  
  
  

فرایندهای فوق باید در ارتباط کامل با سیستم حسابداری باشند تا تمام وقایعی که آثار مالی دارند، به صورت برخط روی صورت های مالی قابل مشاهده باشند.

به سیستم نرم افزاری که از عهده این کار بر آید و امکان مدیریت و برنامه ریزی فرایندهای سازمان را به صورت یکپارچه فراهم سازد ERP یا نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان می گویند.

فرایند پیمانکاری

در این نوبت تمرکز من بر فرایند پیمانکاری به عنوان یکی از فرایندهای بسیار مهم در شرکت های تولیدی است. اغلب شرکت های تولیدی بخشی از فرایند تولید خود را برون سپاری می کنند. فرایند برون سپاری ممکن است مربوط به آماده سازی مواد اولیه یا قطعات مصرفی یا انجام قسمتی از فرایند تولید مانند آب کاری یا رنگ کاری باشد.

در فرایند پیمانکاری تمام یا قسمتی از مواد مورد نیاز توسط کارفرما تامین می شود و پیمانکار اجرت دریافت می دارد؛ و گاهی اوقات بخشی از مواد مورد نیاز نیز راسا توسط خود پیمانکار تهیه می شود.

قرارداد پیمانکاری

در قراردادهای پیمانکاری باید نکات زیر مورد توجه قرار گیرد:

• قطعاتی که باید ساخته شود
• اطلاعات فنی از قبیل نقشه، مشخصات فنی قطعه مورد نیاز و BOM موادی که تامین آن به عهده کارفرماست
• شاخص های کیفی مورد نیاز شامل اطلاعات مهندسی مربوط کیفیت محصول
• زمان بندی تحویل
• موادی که باید راسا توسط پیمانکار تامین شود
• قالب ها و سایر تجهیزاتی که باید توسط کارفرما تامین و به صورت امانی تحویل پیمانکار شود
• شرایط نگهداری از قالب ها و تجهیزات امانی
• مسئولیت نگهداری از مواد امانی کارفرما نزد پیمانکار در شرایط مناسب
• تعیین تکلیف ضایعات قابل بازیافت مانند لب قیچی و راهگاه که متناسب با مقدار تولید شده باشد محاسبه شود
• اجرت پیمانکار که معمولا مواد اولیه تهیه شده توسط پیمانکار نیز در آن لحاظ می شود

دغدغه ها

دغدغه هایی که در فرایند پیمانکاری وجود دارد به شرح زیر است:

• مانده موجودی نزد پیمانکار: اطلاع از موجودی نزد پیمانکار به عنوان دارایی شرکت، اهمیت دارد.
• محاسبه اجرت پیمانکار: معمولا محاسبه اجرت پیمانکار پیچیدگی دارد خصوصا اگر موارد مثل موارد زیر در اجرت پیمانکار اثر داشته باشد:
  • کیفیت قطعات ساخته شده
  • تاخیر پیمانکار
  • قطعاتی که کیفیت مناسب ندارد و مواد ضایع شده باید به حساب پیمانکار گذاشته شود
  • مقدار ساخته شده خصوصا وقتی حمل به دفعات وجود دارد
  • هزینه هایی که ممکن است به عهده پیمانکار باشد از قبیل حمل یا دوباره کاری
  • موادی که به عهده کارفرماست ولی به ضرورت توسط پیمانکار تامین شده است.
• کنترل کیفی قطعات ورودی پیمانکاری: گاهی اوقات کنترل کیفیت قطعات پیمانکاری زمان بر است و باید بر اساس آزمایش های مختلف مورد ارزیابی قرار گیرد. برای این منظور استفاده از سیستم های کنترل کیفیت برای ثبت و ضبط نتایج بسیار مفید است.
• کنترل ضایعات مواد پیمانکار: در صورتی که قطعه ساخته شده کیفیت مناسب نداشت، هزینه مواد ضایع شده به عهده پیمانکار است و باید به حساب بدهکار وی منظور شود.
• دوباره کاری ناشی از رفع اشکال توسط کارفرما و به هزینه پیمانکار
• مدیریت قالب ها: قالب ها نزد پیمانکار ارزش زیادی دارد. در مورد قالب ها توجه به نکات زیر ضروری است:
  • ارزش قالب ها که معمولا رقم بالایی است و باید به خوبی نگهداری شود
  • استهلاک قالب ها که معمولا بر اساس تعداد ضرب باید محاسبه شود
  • نگهداری و تعمیرات منظم که علاوه بر طول عمر قالب ها مانع از ایجاد پلیسه در قطعات می شود.
• بهای تمام شده قطعات پیمانکاری شده که محاسبه آن بر اساس زیر است:
  • هزینه مواد مصرفی که توسط کارفرما تامین شده است
  • هزینه اجرت پیمانکار
  • هزینه های سربار از قبیل استهلاک قالب
  • هزینه های متفرقه از قبیل حمل و ضایعات عادی
  • برگشت هزینه های ضایعات قابل بازیافت.

جمع بندی

فرایند پیمانکاری معمولا در صنعت لوازم خانگی کاربرد فراوانی دارد ولی بدون اتکا به یک فرایند منسجم در قالب یک ERP با دردسرهای زیادی همراه خواهد بود خصوصا اگر تعداد پیمانکاران و تنوع قطعات زیاد و اندازه قطعات کوچک باشد که در صنعت لوازم خانگی اوضاع معمولا این گونه است.