بلوغ سازمانی، لازمه طراحی درست کسب و کار

بلوغ سازمانی، لازمه طراحی درست کسب و کار

در دنیای امروز و زندگی روزمره، هر یک از افراد بشر و یا سازمان‌ها به تناسب سبک زندگی و نوع اشتغال و فعالیت، با مجموعه ای از تجهیزات، نرم افزار ها، فرآیندهای صنعتی، تهدیدهای زیست محیطی، مسئولیت های حرفه‌ایی و اجرایی، مرتبط هستند. در این راستا، تنش‌ها و فشارهای کار، انگیزه و بی انگیزه‌گی‌ها ، مشکلات اقتصادی، و همچنین تلاش‌ها، رشدها، بالندگی‌ها، لذت‌ها و زمان‌های خوشی را نیز تجربه می‌کنند.

از این رو کاربردی بودن در بروز توانمندی‌ها و رشد سازمان ها و افراد که از این امکانات، اعم از سخت افزاری و نرم افزاری استفاده می‌کنند، می‌تواند در حصول لذت استفاده از این ابزارها و انجام کار موثر باشد. بدیهی است کاربرد وسیله ای که انجام کار با آن دشواریی‌های خاص داشته باشد یا اپراتور نتواند به راحتی آن را درک کند منجر به تنش خواهد شد این اصل یکی از مهمترین اصول طراحی محصولات در دنیا می باشد اما آیا این اصل در طراحی سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP) هم رعایت می شود؟ چرا که قریب به اتفاق بزرگان این صنعت معتقدند (ERP) به قول خود اساتید فن user Enemy است دقیقا در همین نقطه برای صاحبان کسب وکارها یک پارادوکس بزرگ ایجاد می شود، که تمام عرصه های صنایع مختلف از علوم مختلفی استفاده و به کار گرفته می شوند تا محیط کار و زندگی و تجهیزات و شرایط شغلی را تا حد امکان برای بهره برداران آن صنعت را راحت، قابل درک، و ایمن سازند آیا در این صنعت خاص این اتفاق نمی افتد؟

بهتر است به این سوال اینگونه پاسخ دهیم که مدیریت منابع سازمانی (ERP) با توجه به رسالت ذاتی که به عهده دارد و آن هم ایجاد و بنیان نهادن یک سبک‌زندگی با قابلیت‌های تکرار شوندگی، ترمیم شوندگی و نظام دائمی رشد در سازمان هاست و سه فاکتور بسیار مهم پایه های اصلی این ساختار تمدنی هستند:

دانش، روش، ابزار

این سبک‌زندگی کاربردی در تلاش است تا سه فاکتور مهم اخیر را تا حد امکان با نیازمندی‌ها، محدودیت‌ها، قابلیت‌ها، و خواسته‌های مدیران و در کل انسان، به عنوان کاربران یا استفاده کننده از آن تطابق دهد حاصل این تطابق شایسته نیز، ارتقائ سطح سلامت فکری و اداری و افزایش بهروی به صورت چشم‌گیر خواهد بود. در بین این سه عامل یاد شده دانش و بلوغ سازمانی که طیف وسیعی از بکارگیری منابع سازمان اعم از نیروی انسانی، تجهیزات، مواد اولیه، محصولات، خدمات را در بر می گیرد، جایگاه ویژه ایی دارد.

امروزه فعالان این صنعت پیشران در دنیا و کشور عزیزمان با توجه به ارتباط همیشگی مدیران و افراد به صورت روزمره و ۲۴ ساعته با اینگونه سیستم‌ها، تلاش بسیار زیادی می نمایند تا از منظر کاربردی بودن به سمت طراحی هوشمندانه و فرایند محور بودن حرکت کنند و از ساختارهای قدیمی، بدون یکپارچگی، غیر هوشمند و تنها با رویکرد فرایندگرایی پرهیز نمایند تا رضایت‌مندی مشتریان و صاحبان فرایند فراهم شود.

اما نکته مهم این است که با تمام این تلاش‌ها کاربردپذیری در سیستم‌های (ERP)، با قابلیت اعتماد کارکرد موثر (ERP)، و همچنین اطمینان از سهولت، پایداری، و هزینه‌های منطقی نگهداری (ERP) و به طور کلی  وجزیی به بلوغ سازمانی هر مجموعه و کیفیت فرایندهای آن مرتبط است. برای اینکه کاربردپذیری یک سیستم تعیین شود می‌بایست همواره میزان صحت عملکرد ورودی فرایند، با جریان فرایند، و خروجی فرایند را توامان در یک ساختار هوشمند کنترل نمود تا به واسطه آن میزان کاربرد پذیری کارکرد فرایند معین شود که یکی از ابزارهای افزایش بلوغ سازمان به همراه هوشمند سازی سازمان و افراد می باشد و بسیار پیچیده‌ است.

بی شک برای افزایش سطح کاربردپذیری یک محصول و ایجاد بستر رشد مداوم سازمان‌ها می‌بایست تا حد امکان تلاش شود تا محصول متناسب با نیاز آن سازمان و مجموعه باشد، از این رو اگر فرایند‌های طراحی شده مبتنی بر سن و بلوغ سازمان در همان برهه زمانی از رشد باشد اثر بخشی، کارایی، کاربردپذیری و رضایت مندی بیشتری را به تبع آن حاصل می‌نماید.

در سال های اخیر برای طراحی مبتنی بر فرایند یا به طور عام‌تر طراحی انسان‌محور تلاش‌های زیادی چه در عرصه علمی و چه در عمل به انجام رسیده است حتی استانداردهایی همچون: استانداردهای یکپارچگی در سطح و لایه ها

(,Data int  Info Int Process int, People int,) وبسیاری دیگر از استانداردها که در این خصوص با هدف افزایش کیفیت محصول و قابلیت هر چه بیشتر استفاده تدوین شده اند.

برای اینکه به بیان ساده بخواهیم بلوغ سازمانی را مطرح کنیم می توان بگوییم کیفیت و کاریردپذیری در محصول طراحی شده در جهت استفاده حداکثری در همان برهه زمانی از رشد سازمان را بلوغ سازمان بگوییم که الزاما یک محصول خیلی خاص با طراحی تکنولوژیک بالا نیست بلکه محصولی است که سازمان با آن ارتباط خوبی برقرار کرده است.

شاید بارها و بارها تجربه کرده باشید که یک فنجان چای داغ را به خاطر انتقال حرارت بالا نتوانسته اید به راحتی جابه جا کنید، و یا در پوشیدن کفش دچار مشکل شده اید، یا حتی در مورد باز کردن یک قفل، یا در مورد پیدا کردن بخش جستجو در یک نرم افزار با محدودیت هایی روبرو شده باشید در واقع رضایت مشتری در استفاده از یک (ERP) الزاما همراه با استفاده از یک وسیله با تکنولوژی مدرن نیست و حتی شاید در برخی موارد دیده شده که تکنولوژی مدرن باعث عدم رضایت مشتری شده اند

اگر محصول طراحی و هم چنین توان مهندسی مناسبی داشته باشد و بتواند به خوبی مورد استفاده قرار بگیرد و به راحتی تغییرپذیری و تطابق‌پذیری داشته باشد، به سادگی درک شود و آموزش داده شود و به راحتی بتوان با آن ارتباط برقرار کرد، این‌ها همه فاکتورهایی هستند که کیفیت (ERP) خوب متناسب را نشان می دهند و همه فاکتور هایی هستند که کاربرد پذیری محصول را ارتقاء می دهند.

همان گونه که اشاره شد برای کاربردپذیری بالاتر محصول و برای اینکه بتوان ادعا کرد که محصول کارا هست و کارکرد عملی مناسبی دارد توصیه میشود تا روشهای مرتبط با کیفیت محصول از جمله روش طراحی مبتنی بر بلوغ سازمانی و سنی و سبک مدیریتی آن سازمان مورد استفاده قرا گیرد در واقع در این روش تاکید بر شناختِ استفاده، استفاده‌کننده یا سازمان است سن، نوع مالکیت، روش مدیریت، تعارضات سازمانی و گروهای مستقل کاری، بلوغ سازمانی، نوع و ویژگی‌های خاص صنعت، رقبا

قوانین بالادستی و دولت‌هاف سطح دانش، مسائل فرهنگی و مدیریتی، طرز تلقی و عادت های رفتاری، و منابع انسانی مواردی از این دست هستند که بایستی کشف و مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند.

در پایان اگر به این الفبا در ابتدای مسیر توجه شود می توان بر این باور بود که سبک زندگی و تمدن سازی انجام شده با (ERP) ویژگی‌ها و نیازهای کاری را پوشش داده و به درک مشتری و هم چنین نیازها و اهداف خاص سازمان و مدیران کمک کرده است.