دانش

در یک بازار رقابتی، سازمان ها بدون توسعه، نابود می شوند و مهمترین مانع توسعه سازمان ها در کشور ما، فقدان زیرساخت های سیستمی کارآمد است.

شرکت سندپرداز، با اعتقاد به ناکارآمدی بسته های نرم افزاری و برنامه نویسی های خاص منظوره، دستیابی به یک سیستم اطلاعاتی کارآمد را ، بسیار فراتر از تدارک یک نرم افزار می داند و معتقد است بدون مهندسی مجدد فرآیندها و به کارگیری سیستم های فرآیندگرا و طراحی نقشه راه برای گذر از وضعیت موجود به فرایندهای مطلوب، به نتایج مورد انتظار نمی توان رسید.

كسب و كارها تحت تاثير سه پديده مهم قرار دارند:

• مشتری
• رقابت
• تغيير
  
  

1. پديده اول مشتری است كه بدليل افزايش آگاهی و تنوع محصولات و خدمات ، مشكل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضايت نمی دهد.
2. پديده دوم رقابت است كه بدليل پيشرفت تكنولوژی و افزایش توان و در عين حال کاهش هزينه هاي توليد، ورود به بازار عرضه آسان تر شده و اين موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه كنندگان قرارداده است.
3. پدیده سوم تغيير است . سرعت تغيير در تمام عرصه ها فزونی و دوره عمر محصولات كاهش يافته است و مرتبا روش های جديد در توليد و عرضه كالا ابداع و به كار گرفته می شود.

علاوه بر این، عارضه هایی نیز از درون ، شرکت های تولیدی را در کشور ما آزار می دهد:

• بهره وری پایین به دلیل ظرفیت های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه ریزی
• قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه ها در مراحل مختلف تامین، تولید و عرضه محصولات
• کندی به دلیل فربهی و ناکارآمدی سازمان
• تصمیمات ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
• بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا
• تاخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید ناشی از عدم تامین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و موارد مشابه دیگر.

عارضه های فوق، شرکت های تولیدی را با چالشهای جدی مواجه نموده است، خصوصا شركت های بزرگ تر كه از انعطاف كمتری برای انطباق با وضعيت جدید برخوردارند.

سیستم های اطلاعاتی

یکی از مهمترین عوامل ایجاد عارضه های فوق، فقدان زیرساخت سیستمی کارآمد است، سیستمی که قادر باشد فرآیندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آن را به صورت یکپارچه پوشش دهد ، برنامه ریزی را ممکن سازد ، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده سازی فرآیندها ، سازمان های لخت و کند را به سازمان هائی چابک و سریع تبدیل سازد.

مدیران در کشور ما به اهمیت این موضوع واقفند و اقدامات متنوعی را برای استقرار یک سیستم اطلاعاتی کارآمد با ویژگی های فوق به کار بسته اند، ولی اغلب به نتایج دلخواه نمی رسند:

• به کارگیری بسته های نرم افزاری: گروهی گمان کردند برای غلبه بر مشکلات، کافی است فرآیندهای موجود در سازمان را از طریق خرید یک بسته نرم افزاری آماده، مکانیزه نمایند، غافل از آن که بسته های نرم افزاري ، اغلب ساختاري غير يكپارچه و همواره غير منعطف دارند و طبیعتا نميتوانند نياز اطلاعاتي سازمانهاي بزرگ كه فرآيندهاي پيچيده و اختصاصي دارند را پوشش دهند. در واقع، بسته های نرم افزاری، نیازهای محدود و بسیار نازلی را برآورده می سازند.
• استفاده از تیم برنامه نویسی: برخی از مدیران به سازماندهی یک تیم برنامه نویسی روی آوردند تا نرم افزاری خاص منظوره و مناسب با نیازهای سازمان خویش تولید کنند، در حالی که اجراي پروژه هاي خاص منظوره، علاوه برآن که بسیار پر هزینه است، کمتر به نتایج مورد انتظار می رسد زیرا پروژه معمولا زمانی به اتمام می رسد که نیازهای سازمان تغییر یافته و دیگر تناسبی با سیستم پیاده سازی شده ندارد. علاوه بر آن سیستم های خاص منظوره، از پاسخگوئی به نیازهای جدید عاجزند و عملا در دراز مدت به یک عامل بازدارنده برای توسعه سازمان تبدیل میشوند. تجربه نشان داده است پروژه هاي خاص منظوره هیچگاه به نتايج دلخواه نرسيده اند و اگر به آن نزدیک شده اند، به سرعت اثر بخشی خود را از دست داده اند.
• خرید ERPهای خارجی: برخی از مدیران ERP های خارجی را برای حل مشکلات خود برگزیدند و انتظار داشتند این ابزارها، معجزه کنند و تمام دردهای سازمان را التیام بخشند. ولی واقعیت آنست که ERP های خارجی برای درمان دردهایی ساخته شده اند که در ایران موضوعیت ندارد و صنایع ایران هم دردها و مشکلاتی دارد که در حوزه ی مطالعه ی آن ها قرار نمی گیرد، به عبارت دیگر، در کشورما، فرآیندها به دلیل اقتضائات اقتصادی و اجتماعی از پیچیدگی های نامأنوسی برخوردارند که به راحتی به قالبی که ERP های خارجی توصیه می کنند در نمی آیند، به طوری که حتی شرکت های بزرگ تولید کننده ERP در دنیا نیز به این نتیجه رسیده اند که باید راه حل های منطقه ای ارائه کنند زیرا ابزاری که مثلا در اروپا جوابگوست، لزوما در ایران و حتی خاورمیانه نمی تواند پاسخگو باشد.

اقدامات فوق، این باور عمومی را در مدیران ایجاد نموده است که استقرار یک سیستم اطلاعاتی کارآمد، در کشور ما اقدامی بی نتیجه و کم اثر است، خصوصا سیستم های ERP در میان مدیران ، خوش نام نیست و یک راه حل کاملا دست نیافتنی تلقی می شود.

به نظر می رسد ریشه این تلقی در یک معادله ساده انگارانه است:

سیستم کارآمد = نرم افزار کارآمد!

یعنی برای حل بحران ، کافی است از طریق خرید بسته های نرم افزاری و یا تدارک یک ERP خارجی، وضعیت موجود را مکانیزه نمود و به تمام مشکلات پایان داد! ولی باید دقت نمود مکانیزه کردن سیستم های موجود راهکاری برای حل بحران نیست و نه تنها منجر به رفع مشکلات نمی شود بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می کند.

دانش!

چرا باید یک ERP بر پایه دانش مجری آن شکل بگیرد و چه نوع دانشی مورد نیاز است؟

چرا علیرغم سرمایه گذاری عظیم بر روی ERP، کسب و کارها نتیجه مورد انتظار را دریافت نمی کنند. زیرا استفاده از بسته های نرم افزاری کفایت لازم را ندارد بلکه باید فرآیندهای کسب و کار را با نگاهی فرآیندمحور به سازمان مهندسی مجدد نمود و فعالیت های فاقد ارزش را حذف کرد. زیرا اتوماسیون سازمان بدون بازطراحی فرآیندها کاری بیهوده است و بايد با تمركز بر ماموریت هر فرايند و با اتکا به فن آوری اطلاعات، ساختارهای وظیفه گرا را به سازمان های فرایندگرا تبدیل، فعالیت ها و پیچیدگی های فاقد ارزش را حذف و با واگذاری کنترل های داخلی به سیستم، ضمن کاهش هزینه ها و افزایش سرعت، فرآیندها را روان و چابک و فاصله بین اطلاعات و تصمیم گیری را کوتاه نمود.
نکته مهم آنست که فرآیندها در هر سازمان باید اختصاصا و متناسب با نیازهای آن سازمان طراحی شود و نمی توان فرآیندها را از یک سازمان به سازمان دیگر نسخه برداری کرد زیرا برای طراحی کارآمد فرآیندها پارامترهای زیادی باید مدنظر قرار گیرد، پارامترهائی از قبیل ابعاد سازمان، پراکندگی جغرافیائی، فرهنگ سازمانی، ثبات مدیریت، منابع تکنولوژیکی، ساختار سازمانی، سازمانهای غیر رسمی، میزان رقابتی بودن بازار، موقعیت سازمان در بازار، سن سازمان، قوانین حکومتی ، استانداردها و... همگی در بازطراحی صحیح فرآیندهای سازمان موثرند. به عبارت دیگر مهندسی مجدد فرآیندها راه حلی کاملا اختصاصی برای مشکلات کاملا اختصاصی سازمان هاست و برخورد گروهی و کلیشه ای در بازطراحی فرآیندها ناصواب است و در اکثر موارد موجب به همریختگی اوضاع میشود. حتی در ادوار مختلف عمر یک سازمان نیز باید فرآیندها را متناسبا بهبود داد.