ERP برای مدیریت موجودی رستوران
صاحبان رستوران‌ها راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را برای مدیریت موجودی و اعلان‌های موجود در زمان واقعی را اجرا می‌کنند. به عنوان مثال، هنگامی که سرآشپزها مواد لازم برای غذا را سفارش می دهند، تعداد موجودی در سیستم های ERP آنها، به طور خودکار، افزایش موجودی را منعکس می کند. هنگامی که یک رستوران غذای حاوی مواد لازم را می فروشد، تعداد موجودی آن به طور خودکار کاهش می یابد. همچنین، هنگامی که سطح موجودی به کمتر از سطح لازم می رسد، سیستم ERP مدیر را وادار می کند که مجدداً موجودی انبار را پر کند یا حتی به طور خودکار به یک تأمین کننده، سفارش لازم را بدهد.
با سیستم ERP، مالکان می توانند در نهایت بررسی هایی که به صورت دستی در مورد موجودی انجام می شوند را کاهش دهند و در نتیجه ساعات کار افراد کاهش می یابد. قابلیت های موجود در یک سیستم ERP برای کاهش ضایعات مواد غذایی و دزدی، و همچنین کاهش نیروی کار قابل پرداخت، برای مدیریت موجودی، ارزش کلیدی برای رستوران دار ها دارد.
با این حال، نصب یک سیستم ERP به این آسانی نیست. برای بسیاری از کسب و کارها، راه اندازی این سیستم ممکن است به منابع بیشتری از حد انتظار نیاز داشته باشد. انتخاب یک ERP خوب بسیار مهم است.
از آنجایی که تعداد بی شماری از صاحبان رستوران ها از اجرای سیستم های ERP نامطلوب پشیمان هستند، تهیه یک چک لیست برای اطمینان از اینکه در نهایت منجر به صرفه جویی در هزینه شود، مفید است.
کسب‌وکارها باید برای ارزیابی منابع و قابلیت‌های عملیاتی مورد نیاز برای نصب ERP وقت گذاری کنند. صاحبان مشاغل همچنین باید تعیین کنند که آیا زمان، بودجه و مهمتر از همه، تخصص لازم برای پیگیری فرآیندهای گردش کار پس از اجرای دقیق سیستم را دارند یا خیر.
فکر کردن در مورد این مراحل بهترین نتیجه را به همراه خواهد داشت. مدیران منابع مالی خود را از دست می دهند اگر سیستم ERP آنها نتواند در جریان کار روزانه کارکنان آنها قرار گیرد، و یا اگر مالکان برای زمان دستیابی به نتایج که احتمالا بیش از یک ماه طول می کشد، ناامید شوند، و یا اگر مشتریان ظرفیت داخلی برای پیاده سازی و حفظ یک سیستم ERP را نداشته باشند.
در زیر یک نمونه از چک لیست لازم برای سیستم ERP است که به هدف 100٪ اتوماسیون دست می یابد.
اساساً، کنترل موجودی حول سه متغیر می چرخد.
- کنترل جریان ورودی: مخارج مواد غذایی، شامل زمانی که کالاها از تامین کنندگان خریداری می شوند
- کنترل جریان خروجی: زمان خرید و هزینه ها، شامل زمانی که ظروف فروخته می شوند و زمانی که غذا را به هر دلیلی دور ریخته می شود.
- انبار: ارزش موجودی محصول
Translation is too long to be saved
ERP تلاش خواهد کرد تا به کنترل جریان ورودی دست یابد. برای رسیدن به این هدف، به قیمت دقیق موادلازم نیاز دارد. اصطلاحی وجود دارد، "تطابق سه طرفه" که معمولاً در اکثر سیستم های ERP استفاده می شود. تطابق سه طرفه تلاش می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه ی سفارش‌های خرید، سفارش‌های تحویل و فاکتورها با یکدیگر مطابقت داشته باشند، سیستم باید اینکار را قبل از اینکه پرداخت به تامین‌کننده انجام شود، تأیید کند.
- به منظور دستیابی به کنترل جریان ورودی، مالکان باید تمامی خریدهای مواد که در سیستم ERP با تامین کننده معامله می شود را اجرا کنند. این بدان معناست که دیگر تماس تلفنی، درخواست WhatsApp یا ایمیل وجود ندارد. مدیران باید کارکنان خود را برای استفاده از سیستم ERP برای همه خریدها آموزش دهند. با توجه به نرخ بالای گردش مالی در رستوران ها و کارگرانی که به طور سنتی کمتر با فناوری آشنا هستند، این آموزش ممکن است به زمان و تلاش قابل توجهی نیاز داشته باشد.
- مدیران باید کارمندی داشته باشند که نام محصول، واحد اندازه گیری و قیمت واحد را با پشتکار به روزرسانی کند. در رستوران ها، مشاهده موجودی های بیش از 500 SKU معمول است که همه آنها باید در ERP آپلود شوند. بسیاری از سیستم های ERP دارای قابلیت اسکن مناسب برای راه اندازی اولیه هستند.
- هر زمان که رستورانی موادی را دریافت می کند، کارکنان دریافت کننده باید برای تایید مقدار و قیمت واحد به سیستم ERP مراجعه کنند. کارکنان باید تنظیمات را انجام دهند و هر گونه اختلاف را در زمان تحویل برطرف کنند. برای تیم هایی که دارای کارمندان محدود هستند، این وظیفه ممکن است مسئولیت های شغلی موجود را ترکیب کند.
ثانیاً، هر سیستم ERP تلاش می کند تا به کنترل جریان خروجی دست یابد. برای رسیدن به این هدف، در زیر چند نکته ذکر شده که قابل توجه است.
مدیریت دستور غذا
اکثر سیستم های فروش (POS) دارای ماژول کارت دستور غذا هستند. ماژول های مشابهی در سیستم های ERP وجود دارند. مدیران باید این ماژول ها را در طول اجرای اولیه نصب کنند. در ضمن مدیران باید این ارزیابی را داشته باشند که آیا دستور العمل ها را تنظیم کنند یا خیر، اینکار ممکن است برای رستوران هایی که مرتباً منوی خود را تغییر می دهند وقت گیر یا بی معنی باشد. به عنوان مثال، تغییر منو برای رستوران های فصلی و غذاهای خاص امری عادی است.
به روز نگه داشتن تمام کارت های دستور غذا یکی از سخت ترین کارها در عملیات ERP یک رستوران است. اگر عرضه کننده بسته بندی را تغییر دهد یا موجودی آن تمام شود، مدیران باید به طور مداوم شماره محصولات را به روز کنند. اگر کارت های دستور غذا به طور مداوم به روز نشود، مدیران نمی توانند هزینه های غذا و فروش را پیش بینی کنند. ناهماهنگی در تقسیم غذا نیز بر محاسبات تأثیر می گذارد.
مواد غذایی زائد یا مصرف نشده
اکثر ERP ها دو نکته در داده ها در مورد ضایعات مواد غذایی را درخواست می کنند که باید در سیستم ثبت شوند.
- انقضای کامل تاریخ مواد: این مُهر زمانی، اغلب هم زمان با اقدام کنار گذاشتن مواد توسط کارمندان است. کارکنان باید قبل از دور انداختن کالا، انقضا را در سیستم ERP ثبت کنند. مدیران باید به‌روزرسانی‌های سخت‌گیرانه را در ERP توسط همه اعضای کارکنان اعمال کنند.
- اقلام فاسد شده: در حین تهیه غذا، کارکنان ممکن است برخی از قسمت های غذا را دور بریزند. کارکنان همچنین باید این حذف‌های جزئی اقلام را در ERP ثبت کنند.
غذاهای تعارفی و رایگان و تنظیمات آنها
در هر رستوران موقعیت هایی برای مدیران وجود دارد که به مشتریان خاص خود، با غذا یا نوشیدنی رایگان، پاداش دهند. همینطور، موقعیت هایی برای "راضی کردن" موارد برای مشتریان ناراضی وجود دارد. کارکنان باید تمام این اقدامات را در ERP ثبت کنند. برای رستوران‌هایی که از ماژول‌های دستور غذا استفاده می‌کنند، مدیران باید هر اقلامی را که به مشتریان ارائه می‌دهند و خارج از کارت دستور غذا هستند، ثبت کنند.
نتیجه گیری
سیستم های ERP در صنایع خرده فروشی رایج هستند. متأسفانه، صاحبان رستوران ها اغلب از این ابزار قوی استفاده نمی کنند. در صنعت خدمات غذایی، محصولات فاسد شدنی زیادی وجود دارد. اقلام موجودی رستوران ها اغلب ماندگاری بسیار کوتاهی دارند. برای هر ظرف مواد اولیه زیادی برای تولید محصول نهایی مورد نیاز است. رستوران ها به ندرت محصولات غذایی تمام شده را از یک تامین کننده دریافت می کنند که می توانند به سادگی آن را به مصرف کننده نهایی بفروشند. اینها برخی از دلایل تردید قبل از نصب سیستم مدیریتی موجودی است.
رستوران ها نیز تمایل دارند که کارگران کمتری را در هر مکان استخدام کنند. خرده فروشان بزرگ کارکنانی را در بخش دریافت اختصاص داده اند که تمام مسئولیت آنها دریافت کالا، تکمیل اسناد و مدیریت سطوح موجودی است. در یک رستوران نرمال، سرآشپز باید برای دستور العمل های جدید، تهیه غذا، سفارش مواد اولیه، آشپزی برای مشتریان و بسیاری کارهای دیگر وقت بگذارد. مدیران رستوران باید اطمینان حاصل کنند که مشتریان راضی هستند، برای میهمانان در وقت های شلوغ جای نشستن آماده کنند و یا در این زمان ها میزها را برای سرو آماده کنند و همچنین کارکنان و وظایف اداری آنها را مدیریت کنند.
در نتیجه، یک سیستم ERP برای رستورانی که بخواهد به مزایای بلندمدت مدیریت خودکار موجودی دست یابد، مفید خواهد بود.
- نصب ERP به یک مدیر پروژه اختصاصی نیاز دارد که شیوه های جدید را اجرا کند.
- مالکان باید سه تا شش ماه صبر داشته باشند تا از مزایای کاهش ساعات کار بهره مند شوند.
- در درازمدت، یک ERP به تعمیر و نگهداری پایدار توسط مدیر نیاز دارد تا سیستم را به روز نگه دارد.
- در آخر، مدیران باید متعهد به آموزش کارکنان در مورد سیستم ERP با اجرای متعهدانه به استفاده از آن باشند.
بدون این شیوه ها، یک سیستم ERP به هدف خود یعنی کاهش ساعات کار دست نخواهد یافت.
از طرف دیگر، اگر رستورانی سیستم مدیریت خودکار موجودی را می خواهد در نظر داشته باشد، راهکارهای دیگری از جمله FoodRazor وجود دارد. راهکارهای متمرکز بر رستوران به ردیابی در خرید محصول، مدیریت فاکتورها، کنترل هزینه‌ها و ارائه اعلان‌ها و اطلاعات بی‌درنگ برای بهبود هر رستوران کمک می‌کنند.