روش

وجود ابزار قدرتمندی مانند سیستم فرآیندی سندپرداز S-ERP برای اجرای موفق BPR و استقرار یک سیستم اطلاعاتی کارآمد کافی نیست، بلکه روش اجرا نیز اهمیت دارد که شرکت سندپرداز روش استقرار حلزونی را که روشی کاملا متناسب با شرائط اقلیمی کشور است، ابداع نموده است.

استقرار حلزونی عبارست از توسعه تدریجی (از هسته به پوسته) فرآیندها تا رسیدن به فرآیند مطلوب.

در این روش، پروژه در چهار مرحله به انجام می رسد:

• استقرار اولیه (بتن ریزی اطلاعاتی): ابتدا، سیستم اطلاعاتی جدید با حداکثر مشابهت با وضعیت موجود آماده و مستقر می شود به گونه ای که امور جاری مختل نشود و یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان ایجاد شود. این فاز از اهمیت زیادی برخوردار است و حتما باید شاهرگ اطلاعاتی سازمان را در اختیار گرفته و فعالیت های اصلی با سیستم جدید به انجام رسد.
• مهندسی مجدد فرآیندها: در این مرحله، با هم فکری مدیران ارشد، مدیران میانی و کاربران، فرآیندها مورد بررسی و ارزیابی و مهندسی مجدد قرار می گیرد و نقشه فرآیندهای مطلوب ترسیم می گردد.
• حرکت حلزونی: پس از شناسائی فرآیندهای مطلوب، نقشه راه برای رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب طراحی و سپس حرکت تدریجی برای تکامل سیستم اطلاعاتی تا رسیدن به فرآیندهای مطلوب آغاز می گردد.
• استقرار نهائی: پس از تکمیل سیستم اطلاعاتی، دوره ثبات آغاز می شود تا سیستم اطلاعاتی در سازمان رسوب نماید.

با انتخاب روش استقرار حلزونی، نتایج ارزشمندی حاصل می شود:

• کاهش هزینه: با توجه به اینکه با افزایش سطح اتوماسیون، هزینه های استقرار عملا به صورت نمایی افزایش می یابد، بدیهی است توسعه حلزونی در عمل با هزینه بسیار کمتری انجام می شود.
• بازدهی سریع: استقرار حلزونی باعث می شود نتایج پروژه به سرعت دیده شود. این موضوع خصوصا در دوره اعتماد سازی بسیار مفید است.
• کاهش ریسک : حرکت تدریجی فرصت مناسبی است که اگر هر یک از طرفین (سازمان یا مجری) توانایی اجرا را ندارد با کمترین عارضه موضوع خاتمه یابد.
• کاهش مقاومت سازمانی: استقرار حلزونی در مقایسه با اجرای فراگیر آن با مقاومت سازمانی کمتری مواجه است.
• کاهش زمان: گرچه در بدو امر به نظر می رسد استقرار حلزونی موجب اتلاف وقت و کندی می شود، ولی در عمل اینطور نیست، زیرا در صورتی که فاز اول به درستی به انجام رسد، آمادگی لازم در سازمان برای اجرای سریع فازهای بعد ایجاد شده و از سوی دیگر، ابزار نیز از زیرساخت مناسب برای تکامل برخوردار می شود.
• بروز نیازهای نهفته و افزایش بلوغ فرآیند: در استقرار حلزونی، فرآیندها از پختگی و بلوغ بیشتری برخوردار می شوند زیرا واقعیت امر آنست که در ابتدای کار، سازمان قادر نیست فرآیندهای مطلوب خود را کاملا شناسایی کند، استقرار حلزونی به بروز نیازهای نهفته و پختگی بیشتر فرآیند کمک می کند.
• افزایش ثبات: در صورتی که در فازهای اول، شاهرگ اطلاعاتی سازمان تحت کنترل قرار گیرد، حاشیه امنیتی مناسبی برای پروژه ایجاد می نماید و ثبات سیستمی بیشتری برای سازمان در مقایسه با اجرای یکباره ایجاد می نماید.
• بهبود مستمر: باید پذیرفت که سازمان موجودی زنده است که در مقابل تغییرات محیطی واکنش نشان می دهد و این در عمل به معنای تغییر و بهبود مستمر در فرآیندها و در نتیجه در سیستم اطلاعاتی استقرار یافته در سازمان است. استقرار حلزونی فرهنگ بهبود مستمر را در سازمان نهادینه می کند.
• خصلت بهمنی: شاید مهمترین مزیت استقرار حلزونی را بتوان با عنوان خصلت بهمنی نام برد. یعنی کافی است هسته اولیه سیستم را ایجاد و آنرا در یک شیب مناسب قرار داد. عملا سیستم با حرکت ناشی از نیروی درونی خود، توسعه می یابد و کامل می شود. واقعیت اینست که با استقرار فازهای اولیه، اگر به درستی انجام شود، در سازمان علاقه و انگیزه زیادی برای افزایش اتوماسیون، کنترل ها و اخذ گزارش های تحلیلی از طریق تکمیل فرآیندها ایجاد می گردد.
• ملاحظات اجرایی: برای تضمین موفقیت پروژه، توجیه مدیران عالی سازمان جهت حمایت منطقی از پروژه، مشارکت مدیران میانی و کاربران با استفاده از توانائیهای سیستم فرآیندی سند پرداز، تحلیل واقع بینانه نیازها و پرهیز از شتابزدگی ، ایده آل نگری یا ساده انگاری، سازماندهی مناسب خصوصا در دوره اجرای موازی سیستم، فازبندی دقیق و اولویت گذاری مناسب در مراحل پروژه و جلوگیری از تطویل آن و اهتمام جدی به آموزش کاربران و مدیران میانی ضروری و لازم است.