افزونه سامانه تایید الکترونیک قرارداد پرسنل

...

در سازمان ها جذب و استخدام پرسنل بعهده واحد منابع انسانی می باشد این واحد علاوه بر پاسخگویی به مدیران سازمان باید پاسخگوی مراجع قانونی نیز باشد. قراردادهای پرسنل معمولا بصورت سالانه یا چند ماهه یا ماهانه می باشد و بنابراین بصورت دوره ای نیاز به تجدید صدور و تایید دارند. فرآیند صدور و اخذ تایید مدیران در ارتباط با متن پیش نویس قرارداد استخدامی از یک سو و اخذ امضاء پرسنل در قراردادهای مصوب شده از سویی دیگر، حجم بالایی از عملیات را برای واحد منابع ایجاد می کند از این رو شرکت سندپرداز سامانه تایید الکترونیک قرارداد استخدامی پرسنل را ارایه نموده است. در این فرایند، چاپ قرارداد در چند نسخه حذف شده است.

منافع و مزایا

  • کاهش زمان ثبت، صدور و اخذ تایید قرارداد

با روش پیش گفته، امکان صدور و ارسال قرارداد استخدام به تعداد بالایی از افراد وجود خواهد داشت.

  • یکپارچگی اطلاعات و جلوگیری از بروز خطا

به دلیل تعریف اطلاعات پایه در پرونده هر یک از پرسنل، و استفاده سیستم از این اطلاعات جهت صدور حکم حقوقی و قرارداد پرسنل هیچ گونه خطایی در ثبت و نگهداری اطلاعات به وجود نخواهد آمد.


برخی ویژگی های کلیدی سامانه تایید الکترونیک قرارداد استخدامی پرسنل سندپرداز

  • ساخت گروهی قراردادها در قالب فایل pdf  به تفکیک پرسنل
  • ساخت لینک مشاهده و ارسال پیامک برای هر یک از پرسنل به شکل تکی و یا دسته جمعی و گروهی
  • اخذ تایید از پرسنل از طریق ارسال پیام کوتاه و ارسال پیام بازخورد جهت اعلام تایید نهایی قرارداد به ایشان
  • نگهداری اطلاعات پیامک های ارسال و دریافت شده جهت استناد و مراجعات بعدی


فرآیند انجام کار

پس از طی شدن فرآیند جذب و تعریف اطلاعات پرسنل در سیستم و ثبت و تایید احکام حقوقی برای هر یک از پرسنل، امکان صدور و در صورت لزوم چاپ قرارداد استخدام بر اساس اطلاعات موجود در سیستم فراهم می باشد. در این مرحله به دلایل متعدد از جمله پراکندگی و توزیع فعالیت پرسنل در نقاط جغرافیایی مختلف امکان ارایه قراردادچاپ شده و اخذ امضا از پرسنل کاری پر هزینه و دشوار خواهد بود. سامانه تایید الکترونیک قرارداد استخدامی پرسنل به شکل زیر ارایه خدمت می کند:

  • ایجاد قرارداد پرسنلی در قالب فایل pdf  با فرمت اختصاصی سازمان و بصورت گروهی ولی به تفکیک پرسنل بر اساس اطلاعات ثبت شده در سیستم پرسنلی و احکام
  • ساخت لینک با قابلیت مشاهده قرارداد توسط پرسنل بصورت تحت وب
  • ارسال یک پیامک از طریق (سامانه پیامکی سازمان) حاوی لینک فوق برای هر یک از پرسنل به شماره موبایل ایشان
  • در متن پیام ارسالی امکان تعبیه روشی جهت ارسال کد تایید توسط پرسنل وجود دارد. به طور مثال شخص پس از مشاهده قرارداد در صورت تایید شماره پرسنلی خود را  به سامانه پیامکی ارسال نماید.
  • مشاهده قرارداد توسط شخص با استفاده از دستگاه های متصل به اینترنت شامل موبایل یا رایانه شخصی
  • شخص پس از مطالعه قرارداد در صورت تایید شماره پرسنلی خود را به سامانه پیامکی ارسال می نماید.
  • دریافت SMS  ارسالی و پردازش آن و در صورت تایید، ارسال پیامک اطلاع رسانی تایید قرارداد توسط پرسنل به ایشان به طور مثال: «جناب آقای علی علوی قرارداد به شماره ۱۱۱۱-۱۴۰۱ مورد تایید شما قرار گرفت و در سیستم منابع انسانی سازمان به ثبت رسید.»



آیا آماده حرکت به سمت تحول دیجیتال هستید؟