اتوماسیون اداری

مدیریت مکاتبات بین اجزای یک سازمان و خارج از آن که هر نامه ای توسط سیستم ایجاد شده و ارجاع و پیگیری میشود.فرم های اختصاصی در این سیستم طراحی و پیاده سازی و اجرا میشود (مانند فرم درخواست مرخصی یا سفارش غذا و...) که امکان خروجی های مختلف دارد ( به صورت E-mail یا فکس ) و میتواند مکاتبات را بایگانی کند.

• معرفی اطلاعات پایه ( چارت سازمانی ، نقش ها، پست ها، کاربران، درجه اهمیت، حساسیت و.. )
• ثبت و مدیریت مکاتبات وارده
• ثبت و مدیریت نامه های صادره
• تعریف موضوعات ارجاع (جهت اقدام، جهت استحضار و ...)
• قابلیت عطف و پیرو نامه ها به صورت دستی و خودکار
• ارجاع نامه بر اساس پست های سازمانی
• قابلیت تعیین مهلت اقدام نامه بر اساس تاریخ
• گردش اصل اسناد اسکن شده
• امکان درج پاراف بر روی نامه ها در زمان ارجاع آنها
• امکان مشاهده کلیه ارجاعات انجام شده بر روی یک نامه به همراه متن پاراف روی آن
• قابلیت شماره گذاری خودکار به نامه ها پس از ثبت
• رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است.
• قابلیت تعریف کاربران با امکان دسترسی ورود به سیستم از خارج سازمان و اعمال محدودیت ورود در روزها و ساعت های خاصی از هفته
• تعريف سطوح امنيتی برای مكاتبات اداري (عادي، محرمانه، سري و...)
• امکان تعریف انواع مدل شماره گذاری
• امکان پیوست انواع فايل ها به عنوان پيوست نامه
• قابلیت محدودسازی فرمت و سایز فایل های پیوستی به نامه ها
• قابلیت خروجی نامه ها و فرم های سازمان در قالب Word MS و نیز امکان چاپ با Header و Footer سازمان از طریق مرورگر
• قابلیت ارسال سند از طریق نمابر
• قابلیت ارسال سند از طریق ایمیل باقابلیت ارسال بصورت BCC و CC
• قابلیت ارسال پیامک هشدار به هر کاربر در صورت دریافت سند جدید
• قابلیت محدودسازی دسترسی کاربران به بخش های مختلف سیستم
• امکان جستجوی نامه ها بر اساس شماره، موضوع، متن، بازه زمانی و ... .
• تعريف گروه های اسناد مختلف مطابق دبیرخانه های سازمان و امکان تعریف فرمت شماره گذاری به ازای هر کدام از آنها
• تفويض سمت (تعيين جانشين) براي پست هاي سازماني با تعيين بازه تاريخي
• اعلان خودکار اسناد خوانده نشده به کاربر جهت هشدار
• امکان بایگانی اسناد شخصی هر کاربر
• قابلیت بایگانی سازمانی اسناد و امکان دسترسی به هر بخش از آن
• اجرای گزارش‌ها جهت تصمیم گیری مدیران ارشد (گزارش تعداد کلیه نامه های ارجاع شده، دریافت شده، خوانده شده، خوانده نشده، اقدام شده، اقدام نشده و پاک شده و نیز گزارش کلیه نامه های هر پست سازمانی به تفکیک همراه موضوع، متن نامه، تاریخ ارجاع، پاراف و ...)
• دارا بودن تابلو اعلانات
• قابلیت کار بدون افت سرعت با تعداد کاربر همزمان
• مدیریت بهینه پایگاه داده در تعداد رکوردهای اطلاعاتی بسیار بالا
• امکان اتصال LDAP برای شناسایی کاربران هنگام ورود به سیستم
• کنترل کامل کارتابل از راه دور به واسطه رابط کاربری تحت وب
• قابلیت اتصال به سیستم جامع سندپرداز و تایید فعالیت های آن
• پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر