اهمیت تیم پروژه ERP با موفقیت به اجرا گذاشتن ERP

اهمیت تیم پروژه ERP با موفقیت به اجرا گذاشتن ERP

اهمیت تیم پروژه ERP

اجرا کردن برنامه ی ERP یک کار بزرگ است و روی همه ی عملکردهای تجاری سازمان تأثیر می گذارد. این کار مستلزم صرف زمان، انرژی و تلاش زیادی از سوی همه افراد سازمان است. آیا به پیاده سازی ERP در سازمان خود فکر می کنید؟ از هم اکنون شروع به تشکیل تیمی برای پروژه ERP خود کنید.

در نظر بگیرید چه کسی باید بخشی از تیم پروژه ERP باشد؟ ساختار تیم پروژه ERP چگونه باید باشد؟ نقش و مسئولیت اعضای تیم پروژه ERP چیست؟ حالا بیایید در مورد تمام این جنبه های مهم برای نصب تیم پروژه ERP که شما باید آن را به اجرا بگذارید، بیشتر بیاموزیم.

چرا یک تیم پروژه ERP راه اندازی کنیم؟

یک گروه موسیقی می توانند یک هارمونی کامل را به درستی اجرا کنند یا در نهایت فقط سروصدا ایجاد کنند. بستگی به این دارد که چقدر خوب همگام شوند! به طور مشابه، زمانی که تیم پروژه درک درستی از نیاز به ERP و سهم آن در بهبود سازمان داشته باشد، تنها در این صورت، تیم با جان و دل و هماهنگ برای دستیابی به اهداف مورد نظر کار خواهند کرد. این شرکت قادر به پیاده سازی یک راه حل تجاری موثر خواهد بود. داشتن یک تیم پروژه ERP اختصاصی و متعهد، اجرای روان و موفق ERP را تضمین می کند.

چه زمانی یک تیم پروژه ERP راه اندازی کنیم؟

شروع به تشکیل تیم پروژه پیاده سازی ERP را حتی قبل از انتخاب خود ERP کنید. شما باید نمایندگانی از حوزه های کلیدی کسب و کار داشته باشید که بتوانند مناطقی را که نیاز به بهبود کسب و کار دارند مشخص کنند. این کار به شما این امکان را می‌دهد که چشم‌انداز و استراتژی روشنی برای پیاده‌سازی ERP داشته باشید و انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب را که نیازهای خاص کسب‌وکار شما را برآورده ‌کند، راحتتر می‌کند.

چه کسی باید قسمت های مختلف از تیم پروژه ERP را به عهده داشته باشد؟ ساختار یک تیم پروژه ERP چگونه باید باشد؟

اجرای پروژه ERP معمولاً شامل ۲ تیم است. تیم پروژه ERP از سازمان شما و تیم پروژه مشاور/فروشنده ERP.

شما باید یک مدیر ارشد اجرایی/مالک پروژه/حامی پروژه ازطرف شرکت خودتان، یک مدیر پروژه و متخصص موضوعی از هر کارکرد داشته باشید. همچنین باید در تیم پروژه ERP خود، فردی مسئول مدیریت تغییر داشته باشید. این شخص می تواند مدیر پروژه یا مالک پروژه یا هر فردی باشد که برای کار معین مشخص شده است.

از طرف مشاور/ فروشنده نرم افزار ERP، باید یک مدیر حسابداری که روابط با مشتری را مدیریت می کند، یک مدیر پروژه که مسئولیت فعالیت های روزانه را بر عهده دارد، و کارشناسان فنی و عملیاتی که با کارشناسان موضوع شما هماهنگی می کنند، وجود داشته باشد.

هر دو تیم باید در هماهنگی نزدیک با یکدیگر کار کنند و درک بسیار روشنی از نقش ها و مسئولیت های خود برای تکمیل روان، موفقیت آمیز و به موقع پیاده سازی ERP داشته باشند.

نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم پروژه ERP چیست؟

اکنون اجازه دهید نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم پروژه ERP را به تفصیل بهتر بدانیم.

• مدیریت ارشد / حامی پروژه / مالک پروژه از طرف سازمان شما

• تصمیم گیرنده اصلی در کل فرآیند

• ایجاد اجماع در مورد چشم انداز، هدف ها و اهداف پیاده سازی ERP

• ارائه پشتیبانی کامل از تیم پروژه ERP برای تخصیص بودجه، زمان و منابع

• اطمینان حاصل کند که پیاده سازی ERP از اهمیت، اولویت و تعهد لازم برخوردار است

• انجام بررسی های دوره ای برای نظارت بر پیشرفت و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم

• مدیران پروژه (از هر دو طرف - شرکت شما و طرف فروشنده نرم افزار ERP)

این مسئولیت برای مدیران پروژه در نظرگرفته شده که پروژه ERP همانطور که در محدوده پروژه تعریف شده است، در زمان مقرر و در یک بودجه تعریف شده تکمیل شود. مدیران پروژه در هر دو طرف مسئولیت‌هایی را برعهده دارند که شامل موارد زیر است اما محدود به این موارد نمی‌شود و آنها را هماهنگ و انجام می‌دهند:

• نقاط عطف، محصولات قابل تحویل و ضرب الاجل را نهایی می کنند

• برقراری ارتباط مناسب بین همه صاحبان منافع

• تأییدیه‌های تعریف فرآیند، تأییدیه‌های اسناد پروژه و موارد دیگر را دریافت می کنند

• شناسایی خطرات احتمالی و ایجاد برنامه های کاهش ریسک

• برای نظارت بر پیشرفت، جلسات منظم بررسی/وضعیت را برنامه ریزی و انجام می دهند

• پیشرفت پروژه ERP را با ذینفعان و اعضای مربوطه در میان می گذارند

• کارشناسان موضوعی / کارشناسان عملکردی / کاربران کلیدی ERP

اینها افرادی از شرکت شما هستند که فرآیندهای اصلی کسب و کار و اقداماتی مانند تولید، تدارکات، موجودی، امور مالی و حسابداری، فروش و موارد دیگر را می دانند. از آنها انتظار می رود که با کارشناسان عملکردی تیم فروشندگان نرم افزار ERP هماهنگ باشند و:

• مشارکت فعال در تعریف الزامات کسب و کارداشته باشند

• در صورت لزوم از در دسترس بودن داده ها و اطلاعات کامل و صحیح اطمینان حاصل کنند

• مالکیت مدل هایشان را در دست بگیرند و فعالیت ها را در طی روند تکمیل شدن مشاهده کنند

• تغییر مدیریت فردی / تیمی

فرد یا تیم مدیریت تغییر مسئول به دست آوردن اجماع و مشارکت فعال همه ذینفعان در داخل و خارج از شرکت از طریق ارتباط آشکار با آنها و از بین بردن تردیدها/ترس های آنها در مورد تغییرات است. شغل آنها مستلزم این است که:

• اطلاع رسانی و آموزش دهی به کارکنان، مشتریان، فروشندگان در مورد تغییرات آتی به وسیله ی ERP

• انتظارات را در مورد نحوه جمع آوری داده ها در ERP، نحوه مشاهده گزارش ها و غیره تنظیم کنند.

• به همه کمک کنند تا مزایای ERP را درک کنند و با روش جدید کار با ERP سازگار شوند

1. مشاوران کارکردی / فنی از طرف فروشنده نرم افزار ERP

تیم عملکردی اعضای تیم فروشنده نرم افزار ERP مسئول موارد زیر هستند:

• ایجاد بهترین روش های صنعتی و فرآیندهای استاندارد تجاری

• انجام تست عملکردی فرآیند کسب و کار

• ارائه آموزش به کاربرانی که استفاده کنندگان پایانی هستند

• ارائه پشتیبانی پس از انتقال برای یک دوره توافق شده

از اعضای تیم فنی تیم فروشنده نرم افزار ERP انتظار می رود:

• محیط تولید را آماده کنند

• انجام وظایف فنی در طول مراحل تولید.

خلاصه

کارهای بزرگ در تجارت هرگز توسط یک نفر انجام نمی شود. بلکه توسط یک تیمی از افراد انجام می شود. پیاده سازی نرم افزار ERP در واقع افراد، فرآیند، فرهنگ است. موفقیت پروژه ERP شما توسط تیم پروژه ERP تعیین خواهد شد. بهترین منابع خود را انتخاب کنید تا تیم پروژه ERP مناسب و متعهد را برای اطمینان از اجرای موفق